Jos haluat luoda tuotteillesi GTIN-koodeja sekä muodostaa niistä EAN-viivakoodeja, ensimmäinen askel on GS1-yritystunnisteen hankkiminen. Suomessa sen myöntää GS1 Finland, joka on puolueeton ja voittoa tavoittelematon organisaatio. Yritykselle myönnetty GS1-yritystunniste määrittelee GTIN-koodien ("enarien") ensimmäiset numerot ja kertoo aukottomasti mille yritykselle tietyt tuotteet/brändit kuuluvat.

GTIN-koodi on yksiselitteinen ja laajimmin käytetty tuotteiden tunnistamisstandardi, jota vähittäiskauppiaat ja verkkokauppiaat edellyttävät tavarantoimittajiltaan yhä useammin. Koodittamalla tuotteet, myös start up -yritykset voivat saada myynnilleen merkittävää kasvua, sillä GTIN-koodit ovat maailmanlaajuisesti hyväksyttyjä jälleenmyyjien keskuudessa. Esimerkiksi Ebay, Amazon sekä Alibaba suosittelevat tai vaativat näitä koodeja tavarantoimittajiltaan sekä myyjiltään.

Tarvitsenko viivakoodin, jos myyn tuotteita ainoastaan verkossa?

Fyysisten tuotteiden tunniste on sama riippumatta myyntikanavasta - siis verkossa ja kivijalkaliikkeessä. Jotkut suurimmista verkkokaupoista ovat myös alkaneet piilottaa tuotteita tuotelistauksista, mikäli niitä ei ole yksilöity virallisella GTIN-koodilla.

Verkkokauppa mahdollistaa pienyrityksille suuren myyntipotentiaalin ja tällöin kannattaa noudattaa vähittäismyyjien tuotteiden tunnistussuosituksia.  Oikealla yksilöllisellä tuotetunnuksella tuotteesi näkyvät paremmin hakukoneissa, ja mahdollisena tuotepäällikkönä voit helpommin varmistaa tuotteesi yhteneväisen näkyvyyden myyntikanavasta riippumatta.

Kun merkitset tuotteesi oikealla tavalla heti yritystoimintasi ensimetreistä alkaen, voit varmistaa kuluttajille paremman ja tehokkaamman ostokokemuksen sekä muodostaa yhteisen tavan toimia kaikkien jälleenmyyjiesi ja yhteistyökumppaneidesi kanssa.

Mikä on GS1-yritystunniste?

GS1-yritystunniste on yksilöllinen tunnistenumero, jonka GS1 Finland Oy myöntää yritykselle. GS1-yritystunnisteen avulla voit luoda tuotteet yksilöiviä tunnistenumeroita ja viivakoodeja sekä muita tunnisteita.

Miksi GS1-yritystunnisteen hankkiminen kannattaa?

GS1 yritystunnisteen hankittuasi yritykselläsi on oikeus käyttää kyseistä GS1 yritystunnistetta, eikä samaa tunnistetta tai sen pohjalta tehtyjä koodeja voi olla minkään muun yrityksen käytössä. Kun tuotteet on merkitty GS1-standardien mukaisesti, niitä ei voida sekoittaa muihin markkinoilla oleviin tuotteisiin. GS1 yritystunnisteen avulla muodostettuja tunnisteita voi käyttää sekä yrityksen sisäisissä toiminnoissa että kauppakumppanien välisessä tunnistamisessa globaalisti.

Miten valitsen oikean vaihtoehdon eri yritystunnisteista?

Viivakoodien luomista varten GS1 Finland myöntää neljää eri suuruista GTIN-koodipakettia; 10 koodia, 100 koodia, 1000 koodia tai 100 000 koodia. Lisäksi vaihtuvapainoisten tuotteiden koodittamiseen on oma yritystunniste. Jokainen tuotevariantti (koko, väri, maku jne.) tarvitsee yksilöllisen GTIN-koodin, joten kannattaa huolellisesti miettiä, minkä määrän koodeja tarvitsette. Esimerkiksi, jos tuotteesta on neljä eri väriä ja neljä eri kokoa, tarvitaan tuotteelle yhteensä 16 koodia. Huomioithan, että myös tuotehierarkian eri pakkaustasot tarvitsevat yleensä oman koodin, esim. myyntierä/kuljetuspakkaus, lava. Eli yhden kuluttajatuotteen pakkaushierarkia voi tarvita enemmän kuin yhden koodin. 

Numeroiden tarvetta kannattaa arvioida muutama vuosi eteenpäin ja valita koodimäärä sen mukaan. Näin numeroavaruus riittää pidemmälle, eikä uutta GS1 yritystunnistetta tarvitse hankkia niin pian. Jokaisesta GS1 yritystunnisteesta maksetaan vuosimaksua. Vuosimaksua on maksettava niin kauan kuin yritystunnistetta käytetään yksilöiviin tunnisteisiin.

Minkä GS1 yritystunnisteen valitsen vaihtuvapainoisille tuotteille?

Vaihtuvapainoisissa tuotteissa tuotteen paino, ja sen myötä tuotteen hinta, vaihtelee jokaisella tuotteella. Vaihtuvapainoiset tuotteet punnitaan vaa’alla, jonka ohjelmistolla tuotetaan viivakoodi, joka kertoo tuotteen painon. Vaihtuvapainoisia tuotteita varten tilataan GS1 yritystunniste vaihtuvapainoisille tuotteille.

Kuinka paljon GS1 yritystunniste maksaa?

GS1 yritystunnisteesta laskutetaan tilauksen jälkeen kertaluontoinen käyttöönottomaksu, jonka suuruus riippuu tilatusta koodimäärästä. Lisäksi GS1 yritystunnisteesta laskutetaan vuosittaista käyttömaksua, joka perustuu yrityksenne liikevaihtoon. Hinnastomme löytyy täältä: Palveluiden hinnastot

Miten tilaan GS1 yritystunnisteen?

GS1 yritystunnisteen voit tilata verkkosivuiltamme sähköisellä tilauslomakkeella: https://mygs1.gs1.fi/s/tilaa-yritystunniste

Varmistathan, että sinulla on seuraavat tiedot esillä ennen tilauslomakkeen täyttämistä.

• Tilaavan yrityksen tiedot (nimi ja osoite)
• Y-tunnus
• Viimeisin tilikauden liikevaihto
• Yrityksen toimiala TOL-toimialaluokituksen mukaan (5-numeroinen TOL 2008-koodi)
• Laskutusosoite /verkkolaskutusosoite ja operaattori
• Yhteyshenkilön tiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• Henkilökohtaiset pankkitunnukset, jolla tehdään sähköinen allekirjoitus

Mikäli sinulla ei ole mahdollisuutta sähköisen allekirjoituksen tekemiseen, olethan yhteydessä GS1 asiakaspalveluun: asiakaspalvelu@gs1.fi

Mistä saan tietää, mikä yritykseni GS1 yritystunniste on?

Pääset tarkistamaan käytössäsi olevat GS1 palvelut omista tiedoista (MyGS1). Tarvittaessa voit olla yhteydessä GS1 asiakaspalveluun: asiakaspalvelu@gs1.fi

Voivatko asiakkaani tarkistaa, onko GS1-yritystunnisteeni voimassa?

Kyllä. Kuka tahansa voi tarkistaa GS1 Gepir –tietopalvelusta, onko yritystunniste aktiivinen ja mille yritykselle se on myönnetty. 

Mikä on GS1 GEPIR?

GS1 GEPIR (Global Electronic Party Information Register) on kansainvälinen tietopalvelu, jonka kautta voi tarkistaa GS1-numeroinnista vastaavan yrityksen tietoja. Palveluun on yhdistetty yli sadan GS1-maan yritystunnisteiden rekisterit yhdeksi näkymäksi. Kyselyn voi tehdä tuotekoodin (GTIN), osapuolitunnisteen (GLN) tai logistisen pakkaustunnisteen (SSCC) yksilöivällä avaimella tai valitsemalla maan ja antamalla yritysnimen hakutekijäksi. Alla olevasta linkistä pääset GS1 Global Officen ylläpitämään palveluun. Palvelu on englanninkielinen ja se avautuu uuteen ikkunaan. https://gepir.gs1.org/

Kuinka kauan GS1-yritystunniste tulee pitää aktiivisena?

GS1-yritystunniste tulee pitää aktiivisena ja vuosimaksujen olla suoritettuina niin kauan, kun GS1-yritystunnisteesta muodostettuja tunnistenumeroita (esim. GTIN, GLN, SSCC) on käytössä. Mikäli GS1-yritystunniste irtisanotaan, päättyy siitä muodostettujen tunnistenumeroiden käyttöoikeus. 

Miten toimin, kun koodit loppuvat?

Teidän tulee tilata uusi GS1-yritystunniste. Tilauksen voi tehdä Omien tietojen (MyGS1) tai verkkosivujen tilauslomakkeen kautta https://www.gs1.fi/palvelumme/gs1-yritystunniste. Yrityksellä voi olla samanaikaisesti useita aktiivisia yritystunnisteita. Jokaisesta GS1-yritystunnisteesta maksetaan vuosimaksua. Vuosimaksua on maksettava niin kauan kuin yritystunnistetta käytetään yksilöiviin tunnisteisiin.

Mikä MyGS1 on?

MyGS1 on palvelu, jossa asiakas voi hallinnoida omia tietojaan ja tarkastella käytössään olevia GS1-tuotteita ja palveluita. Sieltä voi myös tilata lisää palveluita yrityksen käyttöön. Rekisteröitymisen MyGS1-palveluun voi tehdä tästä linkistä: https://mygs1.gs1.fi/s/login/SelfRegister

En pääse kirjautumaan MyGS1:iin, mitä teen?

Ennen ensimmäistä sisäänkirjautumista palveluun tulee rekisteröityä täältä: https://mygs1.gs1.fi/s/login/SelfRegister 
Jos rekisteröityminen ei onnistu, sinulle ei todennäköisesti ole vielä perustettu omaa käyttäjätunnusta. 
Ole tällöin yhteydessä suoraan asiakaspalveluumme, asiakaspalvelu@gs1.fi 
 

Tuleeko Rekisterin käytöstä pakollista?

Vuoden 2021 loppuun mennessä kaikissa GS1-maissa tulee olla rekisteri käytössä ja yhteys globaaliin rekisteriin. Suomen rekisterin käyttöönoton jälkeen kaikilta uusilta yritystunnisteasiakkailta edellytetään Rekisterin käyttöä. Nykyiset asiakkaat ottavat rekisterin käyttöönsä vaiheittain vuosien 2020 ja 2021 aikana. Tämän jälkeen GTIN-koodien tallentaminen rekisteriin on pakollista kaikille yritystunnisteasiakkaille.

Paljonko Rekisterin käyttö maksaa?

GS1 Rekisterillä ei ole erillistä käyttömaksua ja sen käyttö sisältyy yritystunnisteen vuosimaksuun. 

Pitääkö Rekisteriin tallentaa myös Private Label -tuotteet?

Rekisteriin tallennetaan myös private label -tuotteiden koodit. Tallentamisesta vastaa yritys, jonka yritystunnisteesta koodit on muodostettu, eli pääsääntöisesti private label -tuotteiden brändin omistava yritys.

Pitääkö Rekisteriin tallentaa myös sisäisessä käytössä olevat tuotteet?

Rekisteriin tallennetaan kaikki GTIN-koodit, jotka on muodostettu käytössä olevasta yritystunnisteesta. Jos GTIN-koodi on sisäisessä käytössä, se merkitään tiedolla ”Ei kuluttajatuote”, jolloin tiedot GTIN-koodista eivät välity globaaliin rekisteriin.

Pitääkö Rekisteriin tallentaa myös myyntierät tai lavat?

Kyllä, rekisteriin tallennetaan kaikki GTIN-koodit, jotka on muodostettu käytössä olevasta yritystunnisteesta. 

Kuka voi katsella Rekisteriin tallennettuja tietoja?

Jokainen yritys hallinnoi oman rekisterin käyttäjätunnuksia ja voi myöntää katseluoikeuksia valitsemilleen henkilöille. Tietojen hakeminen globaalista rekisteristä tulee mahdolliseksi vuonna 2022, jonka jälkeen GS1 Rekisteristä voi katsella myös toisten yritysten koodeja. Katselumahdollisuus tulee edellyttämään GS1 Finlandin asiakkuutta.

Mikä Synkka-palvelu on?

Synkka on keskitetty tuotetietopalvelu tavarantoimittajille, maahantuojille, tukuille, kaupparyhmille ja HoReCa-alan toimijoille. Sen avulla kauppakumppanit voivat välittää ja vastaanottaa tuotetietoja ja -kuvia. Synkan avulla on mahdollista välittää tuotetietoja myös muihin maihin, kuten esim. Ruotsiin, Tanskaan ja Saksaan.

Lisätietoa Synkasta löydät täältä: Synkka

Miten saan Synkka-palvelun käyttööni?

Synkka-palveluun voit tilata MyGS1-palvelusta tai täyttämällä tilauslomakkeen täällä: Tilaa Synkka
Synkka-palvelun käyttöönotto edellyttää, että yrityksellä on voimassa oleva GS1-yritystunniste. 

Kuinka paljon Synkka-palvelun käyttö maksaa?

Synkka-palvelun käyttöönoton yhteydessä veloitetaan käyttöönottomaksu. Tämän lisäksi veloitamme vuosittain liikevaihtoon perustuvan, kiinteän vuosimaksun. Hinnaston löydät täältä: Hinnasto

Onko GS1:llä tallennuspalvelua?

Alla olevan linkin kautta löydät Synkka-kumppanimme, jotka tarjoavat tallennuspalvelua: Synkka-kumppanit

GS1 Finland Oy ei itse tarjoa tuotetietojen tallennuspalvelua.

Mikä on Golli-palvelu? 

Golli on erityisesti päivittäis- ja käyttötavaratavarakaupan tavarantoimittajien tarpeisiin luotu palvelu, jolla voi hoitaa tilausten käsittelyn ja tavarantoimitukset kokonaisuudessaan sähköisesti. Palvelu muodostaa kaupan vaatimat toimitussanomat ja lavamerkinnät automaattisesti, mikä vähentää paperityötä ja inhimillisiä virheitä. Suurten kaupparyhmien pitkälti automatisoitujen tilaus-toimitusprosessien kanssa yhteensopiva ratkaisu tekee pienestäkin ison: ratkaisun avulla kaikki tavarantoimittajat ovat samalla viivalla ja palvelun käyttäjät voivat varmistua siitä, että kaikki lavamerkinnät ja toimitustiedot menevät yhteisten GS1-standardien mukaisesti.

Miten saan Gollin käyttööni?

Golli-palvelun ainoa ennakkovaatimus on, että yrityksellä on aktiivinen GS1-yritystunniste. Golli-palvelun voi tilata joko MyGS1-palvelussa tai täyttämällä tilauslomakkeen https://mygs1.gs1.fi/s/tilaa-golli

Kuinka paljon Golli-palvelun käyttö maksaa?

Golli-palvelun vuosimaksu 900 €/vuosi (alv. 0%). Golli-palvelun aktivoimisesta ei peritä erillistä käyttöönottomaksua.

Olen tekemässä Golli-sopimusta. En muista GS1-yritystunnistetta, mistä saan sen?

Voit tarkistaa GS1-yritystunnisteen MyGS1-palvelussa tai kysyä asiakaspalvelustamme.

Minulla ei ole verkkopankkitunnuksia. Miten voi allekirjoittaa Golli-sopimuksen?

Lomakkeen voi täyttää myös pdf-muotoisena. Allekirjoitetun sopimuksen voi tällöin lähettää skannattuna tai postitse.

Mitä pitää tehdä, jos y-tunnus muuttuu?

Tilaajan ja GS1 Asiakaspalvelun kanssa täytyy sopia tunnuksen vaihtoon sopiva päivä. Golliin muutetaan OVT-tunnus sovittuna päivänä siten, ettei se aiheuta ongelmia tilauksien siirtymiseen.

Mikä on GTIN?

GTIN on tuotteen globaalisti yksilöivä numerosarja (Global Trade Item Number). Aikaisemmin GTIN-koodista käytettiin nimitystä EAN-koodi. GTIN-koodista muodostetaan tuotteelle EAN-viivakoodi. 

Miten GTIN-koodi muodostetaan?

GTIN-koodi muodostetaan yritykselle myönnetystä GS1-yritystunnisteesta. GTIN-koodin alussa on aina GS1 yritystunniste, sitten vapaavalintaiset numerot, joiden määrä riippuu GS1 yritystunnisteen pituudesta, ja viimeiseksi lasketaan tarkistusnumero. GTIN-koodit saa muodostettua automaattisesti GS1 Rekisteri -palvelussa. 

Mikä on EAN-viivakoodi?

EAN-viivakoodi on tuotteen GTIN-koodi sähköisesti luettavassa muodossa, eli viivoiksi muutettuna. Kuluttajapakkaukset yksilöidään GTIN-numerolla ja merkitään EAN-13 (tai EAN-8) viivakoodilla. EAN-viivakoodia käytetään kuluttajatuotteissa, jotta tuote voidaan skannata kassapisteellä.

Voinko käyttää samaa GTIN-koodia kaikille tuotteilleni?

Samaa GTIN-koodia ei voi käyttää usealla eri tuotteella. GTIN-koodi yksilöi tuotteen ja jokainen variantti, esimerkiksi eri koko tai maku, tarvitsee oman koodin, jotta tuotteet voidaan erottaa toisistaan. Kansainvälinen GTIN-hallintastandardi määrittelee säännöt tuotteille annettavien GTIN-koodien hallintaan. Hallintastandardi löytyy täältä: https://asiakas.gs1.fi/gs1-yritystunniste/gs1-jarjestelman-ohjeet/gtin-hallintastandardi

Pitääkö koodit ilmoittaa johonkin?

Yrityksen tulee pitää kirjaa käyttöön ottamistaan koodeista. GTIN-koodit tulee ilmoittaa kauppakumppanille tuotetietojen yhteydessä, jotta kauppakumppani saa tuotteet perustettua omaan taustajärjestelmäänsä. GS1 Rekisterin käyttäjien on Rekisterin avulla helppo pitää kirjaa käytetyistä tunnistenumeroista ja yhdellä silmäyksellä voi nähdä yrityksen käytettävissä olevien numeroiden määrän. GS1 Rekisterin kautta voi myös helposti tarkistaa, mille tuotteelle mikäkin tuotenumero (GTIN-koodi) kuuluu.

Mikä on UPC?

UPC on lyhenne sanoista Universal Product Code. Pohjois-Amerikassa myönnettävistä GTIN-12-koodeista muodostetaan UPC-viivakoodeja. Atlantin toisella puolella EAN-viivakoodin sijasta käytetään UPC-viivakoodia, mutta käyttötapa ja -tarkoitus on identtinen.

UPC-viivakoodit toimivat EAN-viivakoodien tapaan ympäri maailmaa.

Mikä on GLN?

GLN on lyhenne sanoista Global Location Number. GLN on osapuolitunniste, jolla voidaan yksilöidä yritys, sen sisäisiä toimintoja tai toimipisteitä. Sähköisen kaupan sanomissa käytetään GLN:ää yksilöimään liiketapahtuman osapuolia esim. tilaamisen, toimittamisen, laskuttamisen ja sanomavälityksen tarpeisiin. GLN muodostetaan GS1 yritystunnisteesta.

Miten päivitän yrityksen muuttuneet tiedot?

Mikäli yrityksen tiedoissa tapahtuu muutoksia, esimerkiksi yrityksen nimi tai y-tunnus muuttuu, laskutustiedot muuttuvat tai yhteyshenkilö vaihtuu, on muutoksista ilmoitettava GS1:lle. Laskutustietojen muutoksen voi helposti tehdä MyGS1-palvelussa. Muista muutoksista voi ilmoittaa sähköpostilla asiakaspalvelu@gs1.fi. Jos GS1 palveluita halutaan siirtää toiselle yhtiölle, esimerkiksi yrityskauppojen tai fuusion johdosta, tulee täyttää palveluiden siirtohakemus, joka löytyy Palveluiden hinnastot -sivun loppuosasta.