Synkassa siirrytään GTIN-koodillisiin lavoihin

Synkassa käytetään jatkossa vain GTIN-koodillisia lavoja

GTIN-koodillisiin lavoihin siirtymisellä selkeytetään pakkaushierarkian perustamista. Sähköisen tiedonsiirron lisääntyessä on tärkeää, että kaikki tuoteyksiköt ovat selkeästi tunnistettavia erillisillä GTIN-koodeilla. Muutos koskee kaikkia tuotehierarkiassa lavoina käsiteltäviä kuljetusyksikköjä, eli lavoja, rullakoita ja dollyjä. 

Muutoksessa pääosa koodittomista lavoista muutetaan GTIN-koodillisiksi. Varmista aina lavatietojen tarve tuotteiden tilaajaltasi. 

Muutokselle lisäaikaa

Synkassa lavat tallennetaan jatkossa GTIN-koodilla tunnistettuna. Alkuperäisen aikataulun mukaan koodittomista lavoista oli tarkoitus luopua kokonaan toukokuussa 2021. Koska työmäärä tiedontallentajilla on osoittautunut arvioitua suuremmaksi, muutokselle annetaan lisäaikaa. Synkassa suositellaan antamaan lavat GTIN-koodillisina, mutta koodittomien lavojen käyttöä ei toistaiseksi tulla estämään. 

Aikataulu muutokselle

• Uudet lavat tallennetaan GTIN-koodillisina.
• Siirtymäaikana vanhoja koodittomia lavoja voi olla Synkassa.
• Siirtymäaika päättyy 5/2022.
  • GTIN-koodittoman lavan attribuutit tulevat lopulta poistumaan kokonaan, ja GS1 poistaa attribuutit sisältöineen järjestelmästä.

Mitä muutetaan

• Muutoksella halutaan:
  • Selkeyttää tuotehierarkioita. Hierarkiat muodostuvat tyypeistä vähittäistuote, kuljetuspakkaus ja lava siten, että jokainen hierarkian osa on erikseen selkeästi tunnistettavissa
  • Yksilöinnillä ja tunnistettavuudella varmistetaan tietojen siirtyminen oikein järjestelmästä toiseen siirrettäessä
  • Myös kansainväliseen tiedonsiirtoon liittyen selkeä yksilöinti varmistaa laadukkaan tiedonsiirron
• Suurin osa koodittomista lavoista tulee muuttaa koodillisiksi. Tuotetietojen vastaanottajat tarvitsevat lavan tietoja mm. tilaamisen prosesseja varten
  • Lava tulee perustaa, mikäli yksikään tilaaja tarvitsee lavan tietoja, varmista asia asiakkaaltasi
  • Poikkeustapauksissa, kun tuotetta ei koskaan tilata tai toimiteta lavoina tai lavakerroksina, voidaan lava jättää perustamatta, esim. lehdet tai suoratoimitustuotteet. Varmista lavatietojen tarve aina tilaajaltasi.
• Lisättäessä hierarkiaan koodillinen lava, tulee ensin poistaa koodittoman lavan tiedot. Samassa hierarkiassa ei saa olla yhtä aikaa lavatiedot koodittomana ja koodillisena.

Muutos käyttöliittymässä

1. Tee tarkennettu haku löytääksesi tuotteet, joissa on koodittomia lavoja.
   • Varoituksen tarkistusnumero: 400.267
2. Vie tiedot excel-tiedostoon myöhempää käyttöä varten https://www.gs1.fi/fi/ohjeet/synkka/tuotetietojen-vienti-exceliin
3. Poista koodittoman lavan tiedot
   • Pakkaustiedot- näkymältä
   • Pakkaushierarkia-näkymältä
   • GTIN-kooditon lava- näkymältä
   • Koodittoman lavan pakkausmateriaalit kuljetuspakkaukselta
4. Lisää GTIN-koodillinen lava normaaliin tapaan, aloita painikkeesta Uusi ylempi hierarkiataso https://www.gs1.fi/fi/ohjeet/pakkaushierarkian-perustaminen
   • Hyödynnä tallentaessasi excel-tiedostoon viemiäsi koodittoman lavan tietoja. Tarkasta ja korjaa sisältö tarvittaessa

Muutos integraatioasiakkailla

• Omassa järjestelmässä tulee olla valmius lähettää GTIN-koodillisia lavoja.
• Integraatiotoimittajilla muutokset tulee tehdä sanomaan. Samaan sanomaan sisällytetään molemmat muutokset
  • Kun lähetetään sanoma mistä on poistettu GTIN-koodittoman lavan tiedot, ne poistuvat myös Synkasta
  • Lisätään sanomaan koodillinen lava (pallet) ja sen tiedot

Uusi GTIN-koodi lavalle

• Lavan GTIN-koodi luodaan yrityksen yritystunnisteesta.
• Pakkaushierarkian koodit eivät tarvitse olla samasta yritystunnisteesta muodostettuja.
• Tavarantoimittaja voi käyttää omaa koodiavaruutta, vaikka hierarkian muut GTIN-koodit ovat maahantuojan tai valmistajan
• Lavan GTIN-koodi voi olla 13- tai 14-merkkinen koodi.

Ohjeet koodin muodostamiseen: https://www.gs1.fi/fi/ohjeet/yritystunniste/nain-yksiloit-tuotteen-gtin