GS1 Data käyttöönotto

GS1 Data on GS1 Finlandin uusi tuotetietojen hallinnan palvelu, joka yhdistää nykyiset GS1 Synkka- ja GS1 Rekisteri -palvelut yhdeksi kokonaisuudeksi.

Uudistus tehdään, jotta tuotteisiin liittyvien tietojen hallinta olisi entistä sujuvampaa, selkeämpää ja paremmin asiakkaidemme tulevaisuuden tarpeita vastaavaa. GS1 Data tarjoaa yhden keskitetyn palvelun, jossa tietoja voi ylläpitää, päivittää ja jakaa helposti.

Palvelu pohjautuu GS1:n globaaleihin standardeihin ja tietomalleihin, mikä varmistaa tiedon yhdenmukaisuuden ja yhteensopivuuden myös kansainvälisesti.

Asiakkaidemme palaute ja tuotetietojen hallinnan muuttuvat tarpeet ovat osoittaneet, että on järkevää tuoda kaikki tuotetieto yhteen palveluun.

Uudistuksen tavoitteena on:

• helpottaa käyttäjien arkea poistamalla päällekkäiset työvaiheet
• tarjota selkeämpi ja visuaalisempi käyttöliittymä
• yhdistää tuotetiedot ja tuotekoodien hallinnan samaan kokonaisuuteen
• parantaa palvelun suorituskykyä ja käytettävyyttä
• varmistaa, että palvelu kehittyy tulevien vuosien tarpeiden mukana

GS1 Data on rakennettu käyttäjälähtöisesti asiakkaiden palautteiden ja toiveiden pohjalta. Uusi palvelu tekee tuotteisiin liittyvien tietojen ylläpidosta sujuvampaa ja nopeampaa.

Keskeisiä parannuksia ovat: 

• Loogisesti jäsennellyt tietokokonaisuudet, jotka helpottavat tuotetiedon hahmottamista ja ylläpitoa.
• Visuaalisuus ja automaattiset apurit, jotka tukevat käyttäjää tiedon syöttämisessä ja valintojen tekemisessä.
• Nopeampi ja selkeämpi käyttöliittymä, jossa navigointi on yksinkertaista ja toiminnot löytyvät helposti.
• Monipuoliset haku- ja suodatustoiminnot, joiden avulla tiettyjä tuotteita tai pakkaustasoja voi hakea nopeasti.
• Modernit rajapinnat, jotka mahdollistavat tehokkaamman tiedonsiirron integraatioissa.

Kaiken kaikkiaan GS1 Data -tuotetietopalvelu tekee työstä nopeampaa, vähentää virheitä ja parantaa tiedon laatua.

Tietosisältö ei muutu palvelun vaihtumisen vuoksi. Olemme kuitenkin ryhmitelleet tietojen antamista selkeämpiin kokonaisuuksiin, jotta tiedon syöttäminen olisi selkeämpää.

GS1 Datan käyttöön siirtymisellä ei ole vaikutusta palvelun hintaan tai maksukäytäntöihin. 

Koska on kyse palvelunvaihdosta, päivitämme sopimuksen. Lähetämme GS1 Synkan pääkäyttäjälle GS1 Datan palvelukuvauksen ja käyttöehdot hyväksyttäväksi ennen käyttöönottoa. Keskeisiin sopimusehtoihin ei tule muutoksia, mutta olemme selkiyttäneet palvelukuvausta ja käyttöehtoja. 

Julkaisemme lisätietoa GS1 Data -palvelusta, aikataulusta ja käyttöönotosta vaiheittain. Tietoa päivitetään verkkosivuille ja asiakasviestintään. Seuraa myös uutiskirjeitämme. 

Asiakkaamme voi myös olla yhteydessä GS1 Palvelutukeen joko sähköpostitse (asiakaspalvelu@gs1.fi) tai puhelimitse ma–pe klo 10–14 (p. 060 004 299, 1,90 €/min + pvm/mpm, jonotus maksutonta). 

Käyttöönotto tapahtuu vaiheittain vuoden 2026 aikana.

Käyttöliittymäasiakkaiden osalta:

• Käyttöönotto tapahtuu pääsääntöisesti touko–elokuussa 2026. Mikäli julkaiset Suomen lisäksi myös muille kohdemarkkinoille, käyttöönotto on syyskuusta alkaen.
• Yrityksenne pääkäyttäjä tulee saamaan erillisen viestin, jossa kerromme yrityksenne tarkemmasta aikataulusta lähempänä siirtoajankohtaa.
• Ennen käyttöönottoa asiakkaamme saavat koulutustallenteet GS1 Datan käyttöliittymän käyttöön. Julkaisemme tallenteet 23.4. verkkosivuillamme.

Integraatioasiakkaiden osalta:

• Integraatioasiakkaiden osalta siirtyminen uuteen palveluun tapahtuu yrityskohtaisesti sovitulla aikataululla syyskuun loppuun mennessä. 
  
  Testiympäristö avautuu:
   
• 22.4.2026 tuotetietoa välittävälle asiakkaalle
• 1.6.2026 tuotetietoa vastaanottavalle asiakkaalle
  
  Testiympäristössä asiakkaat voivat testata integraatioita ja varmistaa järjestelmien toimivuuden ennen käyttöönottoa.

Ilmoitamme ajankohdan yrityksesi GS1 Synkan pääkäyttäjälle noin kolme viikkoa ennen palvelun vaihtoa.

Haluamme varmistaa, että siirtyminen uuteen palveluun on asiakkaillemme mahdollisimman sujuvaa. Tarjoamme käyttöönoton tueksi koulutustallenteita ja ohjeita.  

Kaikille nykyisille GS1 Synkan käyttäjille tarjoamme kolmiosaisen koulutustallennekokonaisuuden. 

Osa 1: Navigaatio, tuotteen perustaminen ja kuvan lataaminen

Osa 2: Kuljetuspakkauksen ja lavan perustaminen, hierarkiat, tuotteen ja pakkaushierarkian kopiointi sekä tuotteen julkaisu

Osa 3: Tuotetietojen päivittäminen, korjaukset ja lopetukset

Julkaisemme tallenteet 23.4. 

Palvelun käyttöliittymässä on kattavat tietokenttäkohtaiset ohjeistukset ja verkkosivuillemme tulee käyttöohjeita.

Integraatioita käyttävien yritysten on mahdollista testata sanomien siirtymistä testiympäristöissä. Tiedon tallentajille testiympäristö on käytettävissä 22.4. alkaen ja tiedon vastaanottajille 1.6. alkaen.

GS1 siirtää GS1 Synkassa olevat tuotetiedot, GS1 Rekisterissä olevat tiedot sekä käyttäjät ja käyttöoikeudet. 

GS1 Synkasta siirretään kaikki tuotetiedot, jotka ovat tilassa:

• Julkaistu
• Ladattu
• Peruutettu
• Lakkautettu

Julkaistujen ja ladattujen tuotetietojen osalta sinun on tärkeä varmistaa, että niissä ei ole virheitä, koska virheet saattavat aiheuttaa ongelmia siirrossa tai tuotetietojen uudelleenjulkaisussa ja pahimmillaan keskeyttää koko siirron GS1 Data -palvelussa.  

GS1 Synkasta ei siirretä: 

• Luonnostilaisia tuotteita ei siirretä GS1 Dataan. Käy luonnokset läpi ja julkaise ne luonnostilaiset tuotteet, joiden haluat siirtyvän GS1 Dataan. 

GS1 Rekisteristä siirretään: 

• Kaikki tiedot paitsi tuotekoodit, jotka siirrettiin GS1 Synkasta.

Pääkäyttäjä voi lisätä käyttäjiä GS1 Synkkaan palvelun vaihtoon asti Oma GS1 -palvelussa. GS1 siirtää käyttäjät käyttöoikeuksineen GS1 Dataan. Pääkäyttäjän on hyvä tarkistaa oman yrityksensä käyttäjät ja poistaa tarpeettomat ennen palvelun vaihtoa.  

GS1 Synkka sekä GS1 Rekisteri ovat normaalisti käytettävissä yrityskohtaisen siirron alkamiseen asti. Niiden käyttö ei kuitenkaan ole enää mahdollista, kun tietojen siirtoprosessi alkaa. Tiedotamme etukäteen GS1 Synkan ja GS1 Rekisterin käytön päättymisestä sekä siitä, kun GS1 Data on käytettävissä. Käyttökatko kestää noin viikon, minkä aikana palvelut eivät ole käytettävissä. 

Käyttäjätunnukset pysyvät ennallaan eli pääset kirjautumaan GS1 Dataan nykyisillä tunnuksillasi. Myös käyttöoikeutesi säilyvät samoina.

GS1 Datassa on erilaisia käyttöoikeuksia, joita yrityksen pääkäyttäjä voi hallinnoida Oma GS1 -palvelussa kuten nyt. 

Palvelukehitys on jatkuvaa työtä ja huomioimme siinä asiakkaidemme tarpeet ja toiveet mahdollisuuksien mukaan. 

Otamme mielellämme vastaan palautetta uudesta palvelusta. Voit antaa palautetta asiakaspalvelumme kautta. Tulemme pyytämään käyttäjien näkemyksiä ja toiveita myös laajemmin syksyllä 2026 tehtävällä asiakaskyselyllä.