GS1 2D-koodin käyttöönotto – mistä kannattaa lähteä liikkeelle ja miten saat siitä oikeasti hyödyn irti

Käytännössä onnistunut GS1 2D-koodin käyttöönotto syntyy siitä, että ymmärretään kaksi asiaa: mitä koodiin laitetaan ja miksi.

GS1 2D-koodin taustalla oleva tietosisältö perustuu GS1 Digital Link -standardiin. Tämä tarkoittaa, että koodiin tallennettava tieto ei ole vapaamuotoista, vaan rakenteeltaan standardoitua ja siten yhteensopivaa eri toimijoiden järjestelmien välillä.

Kaikkea ei tarvitse tehdä kerralla

Yksi yleinen oletus on, että GS1 2D-koodin käyttöönotto tarkoittaa automaattisesti suurta muutosta, kuten linjastotulostusta ja monimutkaisia dynaamisen tiedon järjestelmäuudistuksia. Näin ei kuitenkaan ole.

Kevyin tapa lähteä liikkeelle on hyvin yksinkertainen: koodiin lisätään pelkästään tuotteen GTIN ja tuotteeseen liittyvä verkkolinkki. GTIN on sama standardoitu tuotekoodi, joka on jo nykyisessä EAN-viivakoodissa. Ja aivan vastaavasti kuten EAN-koodikin muodostetaan standardinmukaisesti, on oleellista, että GS1 2D-koodin sisältö toteutetaan GS1 Digital Link -standardin rakenteen mukaisesti.

Kun GS1 2D-koodi sisältää vain GTIN-koodin ja verkkolinkin, se voidaan esipainaa pakkaukseen aivan kuten nykyisetkin viivakoodit ilman muutoksia tuotantoon. GS1 2D-koodi tuo kuitenkin mahdollisuuden kuluttajaviestintään, mihin EAN-viivakoodi ei kykene.

Dynaaminen tieto tuo suurimman hyödyn

Vaikka liikkeelle voi lähteä kevyesti, GS1 2D-koodin suurin arvo syntyy, kun mukaan tuodaan dynaamista eli muuttuvaa tietoa.

Erityisesti eränumero ja päiväys ovat tietoja, jotka muuttavat tekemistä merkittävästi. Tällä hetkellä nämä tiedot kulkevat usein järjestelmissä, mutta eivät ole käytettävissä tuotetasolla myymälässä tai myyntitilanteessa.

Kun tieto on mukana koodissa, avautuu useita käytännön hyötyjä:

• tuotteet voidaan tunnistaa erätasolla myös myynnissä
• myymälässä voidaan seurata, miten paljon mitäkin erää on myymättä
• tuotteen takaisinvedot voidaan kohdistaa eräkohtaisesti
• erä- ja päiväystietoja voidaan hyödyntää järjestelmissä koneluettavasti.

Koodiin mahtuu paljon, mutta kaikkea ei kannata sinne laittaa

GS1 2D-koodiin voidaan sisällyttää teknisesti hyvin paljon tietoa, jopa tuhansia merkkejä. Tämä voi helposti johtaa ajatukseen, että kaikki mahdollinen tieto kannattaa pakata suoraan koodiin. Käytännössä näin ei kuitenkaan kannata tehdä.

Parempi lähtökohta on pitää koodi kevyenä ja käyttää sitä avaimena taustajärjestelmiin. Tyypillinen toimiva kokonaisuus syntyy jo hyvin rajatulla tietomäärällä: GTIN, eränumero ja päiväys kattavat suurimman osan käytännön tarpeista. Joissain tuoteryhmissä myös sarjanumero voi olla perusteltu tieto.

Lisätieto voidaan tarjota verkon kautta ilman, että itse koodi kasvaa liian suureksi tai monimutkaiseksi.

Koodin sisältö ja tavoiteltavat hyödyt hyvä määritellä yhteistyössä

GS1 2D-koodin käyttöönotto voi näyttää pelkältä tekniseltä muutokselta, mutta todellisuudessa keskeisintä on se, mitä koodiin laitetaan ja mitä hyötyjä sillä halutaan saavuttaa. Näiden määrittäminen ei ole yrityksen yhden toiminnon tehtävä, vaan vaatii yhteistyötä yrityksen sisällä.

Koodin tietosisältöön ja sen hyödyntämiseen liittyy näkökulmia esimerkiksi pakkaussuunnittelusta, tuotannosta, IT:stä, markkinoinnista ja vastuullisuudesta. Eri toimintojen kautta syntyy ymmärrys siitä, mitä tietoa tarvitaan toimitusketjussa ja mitä arvoa voidaan tarjota kuluttajalle. Kun GS1 2D-koodin sisältöä ja käyttötarkoituksia mietitään yhdessä, voi ratkaisu aidosti palvella sekä liiketoimintaa että koko ketjua.