Sairaalaan satojen tuhansien eurojen säästöt standardien käyttöönoton ja varastonhallinnan uudistamisen myötä

Hävikkiä, manuaalista kirjaamista, hajautettuja varastoja – nämä ovat tuttuja haasteita monessa sairaalassa. Miten sairaala voi säästää kustannuksia, parantaa potilasturvallisuutta ja vapauttaa henkilöstön aikaa itse hoitotyöhön? East Lancashire Hospitals NHS Trustin esimerkki osoittaa, että vastaus voi löytyä standardoidusta jäljitettävyydestä ja modernista varastonhallinnasta.

Hajautettu varastonhallinta vei aikaa potilastyöltä

Ennen uudistusta East Lancashire Hospitals NHS Trustin sairaalan tarvikkeita ja lääkinnällisiä laitteita säilytettiin yli 40 eri paikassa: kaapeissa, laatikoissa ja varastohuoneissa. Hoitohenkilökunta käytti merkittävän osan työajastaan varastojen hallintaan ja täydennyksiin. Varastonhallinta perustui manuaaliseen seurantaan, mikä altisti sen inhimillisille virheille ja hankaloitti tuotteiden jäljitettävyyttä.

Sairaala otti käyttöön GS1-standardeihin perustuvan varastonhallintajärjestelmän, joka toteutettiin yhteistyössä Ingenica Solutionsin kanssa osana kansallista Scan4Safety-aloitetta. Tuotteet esimerkiksi merkitään GS1:n tuotetunnisteilla, GTIN-koodeilla, jotka mahdollistavat niiden yksilöllisen tunnistamisen ja seurannan aina varastohyllystä potilaskohtaiseen käyttöön asti.

Standardoidun ratkaisun vaikutukset

Standardoidut prosessit voivat mullistaa terveydenhuollon logistiikan ja varastonhallinnan. Kun kaikki tuotteet, potilaat ja sijainnit tunnistetaan samalla tavalla ja tiedot liikkuvat saumattomasti järjestelmien välillä, syntyy merkittäviä hyötyjä. East Lancashire Hospitals NHS Trustin esimerkki osoittaa, että standardien käyttöönotto voi tuoda konkreettisia tuloksia.

1. Työajan säästö

GS1-standardien avulla tuotteet voidaan tunnistaa viivakoodin skannauksella yksilöllisesti ja virheettömästi. Tämä automatisoi sairaalan varastonhallintaa ja vähensi manuaalista kirjaamista. Työaikaa vapautui jopa 210 tuntia kuukaudessa potilastyöhön, kun hoitohenkilökunta ei enää käyttänyt tuota aikaa tarvikkeiden etsimiseen ja tilaamiseen.

2. Kustannussäästöt

GTIN-koodit ja viivakoodit mahdollistavat tuotteiden tarkan seurannan ja reaaliaikaisen varastonhallinnan. Tämä vähensi ylimääräisiä tilauksia, ehkäisi kaksoiskirjauksia ja mahdollisti paremmat hankintapäätökset. Järjestelmäinvestoinnin tuotto oli peräti seitsemänkertainen.

3. Vähemmän hävikkiä ja parempi saatavuus

GS1-tunnisteet mahdollistavat tuotteiden jäljitettävyyden aina eränumeroon ja viimeiseen käyttöpäivään asti. Tämä auttoi sairaalaa hyödyntämään pian vanhenevia tuotteita ajoissa ja optimoimaan varaston kiertoa. Pystyttiin seuraamaan, missä tuotteet sijaitsevat ja koska ne tulisi käyttää, mikä johti hävikin merkittävään vähenemiseen.

4. Potilasturvallisuuden parantuminen

Kun kaikki lääkkeet ja lääkinnälliset laitteet ovat yksilöidysti tunnistettavissa GTIN-koodeilla ja potilaat GSRN-tunnisteilla, hoitohenkilökunta voi varmistaa oikean tuotteen käytön oikealla hetkellä ja oikealle potilaalle. Tämä vähensi potilaiden hoidon virheiden riskiä ja varmisti, että käytetään juuri oikeaa lääkinnällistä laitetta tai lääkettä. Myös poikkeamat ja takaisinvetoihin liittyvät tuotteet voitiin jäljittää nopeasti.

5. Toiminnan tarkempi seuranta

GS1-standardit luovat yhteisen kielen tiedonhallintaan. Tuotetiedot kulkevat järjestelmästä toiseen ilman tulkintavirheitä, ja jokainen tapahtuma – varastointi, siirto, käyttö – voidaan dokumentoida. Tämä mahdollisti sairaalalle myös kustannusten kohdistamisen yksittäisiin potilaisiin tai toimenpiteisiin.

Lue lisää: GS1 UK Case Study: End-to-end product traceability enables safer, more efficient care for Lancashire