Standardielämää: Tuotetietojen oikeellisuus

Mitä sitten on tuotetietojen oikeellisuus? Minulle oikeellisuus on oikeiden, virheettömien tuotetietojen välittämistä sovitulla tavalla ja oikeaan aikaan. Kaikkien näiden tulee toteutua, jotta tietojen käsittely vastaanottajien prosesseissa menee mahdollisimman juohevasti. Myös tuotteen elinkaaren aikana tulee tiedon pysyä ajantasaisena, eli se vaatii jatkuvaa huoltamista ja hellimistä.

Tuotetietojen hallinta vaatii yrityksiltä todella paljon. Pitää ymmärtää, mitä tietoja tuotteelta vaaditaan, mitä lainsäädännöt niistä sanovat, mitä vastaanottajat haluavat, mitkä ovat itse tuotteen ominaisuudet, ja lisäksi pitää hallita ylläpidon aikataulut. Tuotetietojen vaatimukset elävät, joten niitä pitää seurata koko ajan ja saada vainu, vaikuttaako muutokset oman yrityksen tuotteisiin. Esimerkiksi tällä hetkellä vastuullisuustiedot nousevat koko ajan tärkeämmiksi. Tuotteissa ei välttämättä muutu mikään, mutta tieto, mitä niistä halutaan, laajenee.

Voisi päätellä, että kaikki vastuu tuotetietojen oikeellisuudesta on tiedon toimittajilla. Suuri vastuu heillä onkin, mutta asia ei ole yksin heidän harteillaan. Mikä on tiedon vastaanottajien vastuu oikeellisuudesta? Ihan tärkein on se, että he kertovat, mitä tietoja haluavat (ja miksi) sekä ilmoittavat, jos heille välitetty tieto ei täytä heidän tarpeitaan. Eihän toimittaja voi muuttaa toimintaansa, jos ei saa palautetta.

Toinen asia, mistä tietojen vastaanottajat ovat vastuussa, on tietojen käsittely heidän omissa prosesseissaan. Tietoa ei saa muuttaa virheelliseksi. Myöskin heidän vastuullaan on mahdollisten korjausten ja tietojen täydennysten vieminen sujuvasti eteenpäin omissa järjestelmissään.

Nykyään osa tuotetiedoista näkyy verkkokaupoissa kuluttajille. Verkkokaupoissa pitäisi olla kuluttajille tarjolla kaikki sama tieto, kuin myymälässä ostopäätöstä tehtäessä. Tämä tarkoittaa, että kaikki tuotteen pakkauksessa olevat merkittävät tiedot pitäisi tarjota myös verkossa.

Oikeellisuudesta joskus ajatellaan, että on tuotetietopankin on vastuulla, että tiedot ovat oikein. Kyllä, meillä GS1:lläkin on tässä vastuuta. Tuotetietopankin vastuulla on tarjota alusta, jolla tietoja voidaan siirtää niin, että toimittaja sekä vastaanottaja pystyvät tulkitsemaan niitä samalla tavalla. Meidän tehtävänämme on tarjota paikat annettavalle tiedolle ja ohjeet, kuinka tiedot annetaan.

Oikeellisuus, tuo mielenkiintoinen ja välillä varsin turhauttava keskustelunaihe, tulee varmasti pysymään aina esillä. Keskustelua kyllä tarvitaankin, jotta kaikki osapuolet voivat kehittää omaa toimintaansa. Mutta oma pieni toive olisi se, että pelkän lauseen ”oikeellisuus ei ole hyvää” sijaan muistetaan kertoa hiukan tarkemmin, mikä on ongelma. Ja keskustelun myötä saaduista hyvistä tärpeistä haluankin antaa kiitosta. Kehittäminen on kuitenkin yhteistyötä kaikkien osapuolien välillä – kuten myös tuotetietojen oikeellisuus.

Standardielämää-blogisarjan kirjoittaja palvelukehityspäällikkö Mirva Alatyppö kutsuu itseään standardinkehittäjäksi ja standardinvartijaksi – jopa standardihörhöksi. Hän myös tunnustautuu uutuustuotebongariksi sekä allergeenien kyttääjäksi. Mirva on työskennellyt GS1:ssä ja sen edeltäjissä vuodesta 2003, joten hän todella tietää, miten GS1:n standardit ovat vuosien aikana eläneet.