GS1 Data - Aiemmin käyttöönotettujen koodien tallentaminen
Ennen kuin aloitat uusien koodien luomisen GS1 Datassa, sinun tulee tallentaa sinne aiemmin käyttöönotetut koodit. Näin sinulla on kattava lista käytössä olevista koodeista yhdessä paikassa ja vältät vahingossa käyttämästä koodeja uudelleen.
Kerää tiedot käyttämistäsi koodeista
Kerää nykyisistä järjestelmistäsi sekä esimerkiksi paperisilta ja Excel-tiedostoon tallennetuilta listoilta kaikki jo käytetyt GTIN-koodit tuotetietoineen. Listaa myös kaikki käytetyt kuljetuspakkausten ja lavojen koodit. Aiemmin käyttöönotetut GTIN-koodit ovat edelleen käyttökelpoisia, mutta ne tulee tallentaa GS1 Dataan.
Kolme tärkeää huomioitavaa asiaa
1. GS1 Dataan tallennetaan kaikki GTIN-koodit, jotka on muodostettu käytössäsi olevasta GS1-yritystunnisteesta. Myös kuljetuspakkausten ja lavojen, sisäisessä käytössä olevien tuotteiden sekä private label -tuotteiden koodit tallennetaan GS1 Dataan.
Poikkeuksena ovat ainoastaan seuraavat GTIN-koodit, joita ei tallenneta GS1 Dataan:
- vaihtuvamittaiset (23-alkuiset) koodit
- aikaisemmin yksittäin myydyt GTIN-13-koodit.
2. Jos sinulla ei ole tietoa kaikista GS1-yritystunnisteestasi luoduista tunnisteista kattavasti saatavilla, tallenna GS1 Dataan markkinoilta poistuneiden tuotteiden osalta vähintään vuoden 2015 alusta käyttöön otetut koodit. Kaikki tällä hetkellä käytössä olevat tulee syöttää GS1 Dataan. Lopetettujen tuotteiden, jotka eivät ole enää markkinoilla, koodeille ei tarvitse syöttää tietoja.
3. GTIN-koodien uudelleen käyttö on ollut kiellettyä vuoden 2019 alusta alkaen. Tätä ennen sallittiin yli neljä vuotta passiivisena olleen koodin käyttö uudelleen.
Koodit voivat olla tilassa julkaistu, passiivinen, lopetettu tai luonnos
1. Edelleen käytössä olevat GTIN-koodit tallennetaan julkaistuna. Tallennusta varten tarvitset seuraavat tiedot:
- GTIN-koodi
- GPC-tuoteluokitus
- Tuotteen brändinimi ja mahdollinen alabrändi
- Tuotenimi sisältäen nettosisällön, tämä yksilöi tuotteen
- Onko tuote vähittäistuote, kuljetuspakkaus vai lava?
- Tuotekuva (ei pakollinen)
2. Jo tuotannosta ja myynnistä poistuneiden tuotteiden GTIN-koodit tallennetaan passiivisina. Tähän on kaksi vaihtoehtoa:
- Vähimmäisvaatimuksena on antaa tuotteiden GTIN-koodeille tila passiivinen. Tee tämä Tuotteen tiedot -näkymässä ylä oikealla näkyvän kolmen pisteen takaa valitsemalla Passivoi luonnos.
- Halutessasi voit myös tallentaa kaikki pyydetyt tuotetiedot ja määrittää tilaksi passiivinen. Voit myöhemmin muuttaa tuotteen luonnokseksi, jolloin pääset syöttämään sille tarvittavat tiedot julkaisemaan.
- GTIN-koodit, jotka on jo varattu jollekin tuotteelle, mutta tuote ei ole vielä myynnissä, voi jättää Luonnos-tilaan.
Katso myös ohje Näin luot tuotteelle GTIN-koodin viivakoodia varten
Aloita uusien koodien luominen GS1 Datassa
Kun kaikki aiemmin käyttöönotetut koodit on tallennettu, voit aloittaa uusien koodien luomisen GS1 Datassa, hyödyntäen Lisää tuote - Luo uusi GTIN-koodi -toimintoa.