Posti haluaa yhtenäistää logistiikan tunnistetietoja GS1-standardien avulla – “Kun asiat ovat yhteensopivia, ymmärrämme toisiamme”

Posti on yksi merkittävimmistä logistiikka-alan kotimaisista toimijoista, niin maan rajojen sisällä kuin myös kansainvälisesti. Toimiala nojaa vahvasti toimitusketjuihin, joiden keskinäinen jouhevuus on tärkeää. Lähetykset kulkevat kymmenien eri organisaatioiden kautta.

Digitalisaatio on tuonut mukanaan informaatiovirran, joka uhkaa tulvia yli, mikäli se ei perustu juurikin yhteisille käytännöille ja sopimuksille, standardeille.

Postin tiedonhallinnan johtava asiantuntija Tommi Vihervaara korostaa juurikin standardien merkitystä. Hän kiteyttää esimerkkiin.

– Jos olet työpalaverissa, jossa osallistujilla on seitsemän eri äidinkieltä, puhumme usein englantia tai vastaavaa kieltä, jonka kaikki ymmärtävät. Yhteisen ymmärryksen myötä on mahdollista rakentaa luottamusta. Digitaalinen maailma toimii samoin. Kun asiat ovat yhteensopivia, ymmärrämme toisiamme, eikä väliin tarvita erillisiä kustannuksia transaktion osalta.

Postin toiminnassa perinteinen paperinen rahtikirja on korvattu digitaalisilla versioilla. Toimiakseen molemmat vaativat osaltaan luotettavaa ja yhdessä sovittua tapaa. Sitä, että eri toimijoiden käsittelemät asiat ovat yhteensopivia keskenään. Muussa tapauksessa aiheutuu lisätyötä, joka syö tehokkuutta ja näkyy lopulta viivan alla.

– Oleellista on, että näillä olisi organisaatiorajojen yli menevät tunnistetiedot eli juurikin standardien mukaiset tunnistetiedot, Vihervaara summaa.
 

Toimiva ekosysteemi vaatii yhtenäistä kommunikaatiota

Posti on käyttänyt GS1-standardeja jo vuosien ajan. Logistisen yksikön tunniste SSCC (Serial Shipping Container Code) on ollut avainasemassa juurikin perinteisen paperisen rahtikirjan käytön poistamisessa.

– Ekosysteemimäisessä liiketoiminnassa ei auta jos yksi ratkaisee asian, mikäli muut eivät ole tietoisia siitä. SSCC mahdollistaa meille sen, että koko lähetys menee läpi ketjussa, jossa tunnistetiedot pysyvät samana alusta loppuun. Se vähentää merkittävästi ylimääräisen työn määrää.

Seuraavaksi Postilla tutkitaan sijainti- ja osapuolitunniste GLN-standardin (Global Location Number) mahdollisuuksia ja toimivuutta.

– Liiketoimintamme ydin perustuu asioiden kuljettamiseen tietystä paikasta toiseen. Tällöin on keskeistä, että kaikki toimijat logistisessa ketjussa ymmärtävät välittömästi annetusta tunnisteesta, että kyse on jostain tietystä samasta paikasta. Nyt kun tällaista ei ole, se aiheuttaa merkittävän määrän väärinymmärryksiä ja selvityksiä, joka lisää juurikin tehottomuutta, Vihervaara avaa haasteen laajuutta.

Vihervaara kertoo esimerkkinä, kuinka ostoskeskusten tapauksessa samassa katuosoitteessa voi olla jopa toistakymmentä eri toimituspaikkaa. Tällöin katuosoite- ja postinumerojärjestelmät eivät ole riittäviä, vaan kylkeen tarvitaan myös  organisaatiorajat ylittävät tunnistetiedot, jotka tuovat logistiikkaan selkeyttä.

Juurikin sitä, että eri toimijat saavat tunnisteet, jotka he sisäistävät tarvittavalla samankaltaisuudella. Näin tapahtuessaan ketju toimii sulavasti.

Standardien merkitys huomataan vasta kun ne puuttuvat

Maailma tulvii standardeja. Kun katsomme ympärillemme, hyödynnämme niitä päivittäin arjessa lähes huomaamatta. Mutta jos standardeja ei olisi, huomaisimme välittömästi niiden puuttumisen merkityksen.

Vihervaaran mukaan haasteena on juurikin se, että digitalisaation myötä on halpaa ja helppoa keksiä asioille omat tunnistetiedot. Niiden pitäisi silti olla standardoituja ja eri organisaatioiden välillä yhteensopivia.

– Kun ratkaisemme tämän haasteen, kitka ja manuaalinen käsityö vähenee. Sen myötä pääsemme monien poliitikkojenkin vaalipuheissa korostamaan kasvuun ja tuottavuuteen, Vihervaara maalaa.

– Eihän yksikään yritys ala valmistaa esimerkiksi mopoja siten, että ideoi ja valmistaa itse kaikki pultit, mutterit ja peilit. On oleellista ottaa käyttöön yleisesti vakioituja asioita ja standardeja. Sen myötä voi hahmottaa myös ne kohdat, jossa voi itse innovoida ja tuoda siten lisäarvoa.