Missä purkkapaketin pakkaustiedot syntyvät ja miksi ne eivät liiku?
Yksi hyvä tapa tarkastella asiaa on katsoa tilannetta konkreettisen käyttötapauksen kautta.
Kun raportti pitäisi vain tehdä
Monessa organisaatiossa tilanne alkaa samalla tavalla. Vuoden lopussa tai raportointijakson päättyessä pitäisi koota tiedot siitä, kuinka paljon eri pakkausmateriaaleja yritys on saattanut markkinoille. Tehtävä on sinänsä selkeä, ja vaatimukset tulevat suoraan lainsäädännöstä.
Purkkapaketin kohdalla tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että pitäisi tietää, kuinka paljon pakkauksessa on muovia, metallia ja kartonkia, ja kertoa nämä määrät suhteessa käytettyihin volyymeihin. Paperilla tehtävä näyttää suoraviivaiselta, mutta käytännössä se harvoin on sitä.
Tieto ei synny yhdessä paikassa
Kun raporttia lähdetään kokoamaan, käy nopeasti ilmi, että tarvittava tieto ei ole yhdessä järjestelmässä tai yhden toimijan hallussa. Pakkausvalmistaja tietää tarkasti, mistä materiaaleista purkkapaketin blisteri, kalvo ja sleeve koostuvat. Pakkaaja eli brändinomistaja puolestaan tietää, kuinka paljon näitä pakkauksia on käytetty. Kauppa tarvitsee omat näkymänsä, ja raportointi edellyttää tietojen yhdistämistä tietyllä tavalla. Tieto on siis olemassa, mutta hajautuneena. Ja kun tieto liikkuu toimijalta toiselle, se ei yleensä kulje sellaisenaan. Se muuntuu, tiivistyy ja joskus myös katoaa osittain matkalla.
Raporttia koottaessa tietoa joudutaan usein kokoamaan useista lähteistä. Yhdeltä toimittajalta tieto saadaan yhdessä muodossa, toiselta hieman eri tavalla. Osa tiedoista on valmiina, osa vaatii tarkennuksia, ja joskus jokin tieto puuttuu kokonaan. Silloin sitä kysytään uudelleen – tai pahimmillaan arvioidaan. Lopulta tiedot muunnetaan raportointia varten yhteismitalliseen muotoon ja yhdistetään volyymitietoihin.
Monelle tämä on tuttu tilanne: raportti kyllä saadaan tehtyä, mutta se vaatii manuaalista työtä, tulkintaa ja useita välivaiheita.
Ongelma ei ole raportointi
Tuottajavastuuraportointi on hyvä esimerkki siksi, että se koskee lähes kaikkia toimijoita ja perustuu suoraan lainsäädäntöön. Mutta varsinainen haaste ei liity raportointiin. Haaste liittyy siihen, miten tieto kulkee arvoketjussa, tai ei kulje.
Tieto syntyy eri toimijoilla, eikä se siirry eteenpäin rakenteisessa ja yhteismitallisessa muodossa. Tämän seurauksena sama tieto joudutaan kokoamaan ja muokkaamaan yhä uudelleen eri käyttötarkoituksiin. Kuten yhteiskehitysprojektissamme on tunnistettu, suurin kipupiste ei ole datan puute, vaan sen hajanaisuus.
Tilanne näyttäisi hyvin erilaiselta, jos pakkaustieto kulkisi rakenteisesti koko arvoketjun läpi. Pakkausvalmistaja voisi kuvata materiaalit rakenteisessa muodossa, ja tiedot siirtyisivät rakenteisina myös eteenpäin. Pakkaaja voisi hyödyntää samaa tietoa suoraan raportoinnin pohjana ja täydentää sitä omilla volyymitiedoillaan. Tällöin raportin kokoaminen ei olisi erillinen projekti, vaan luonteva osa olemassa olevan datan hyödyntämistä.
Yksi käyttötapaus, sama ilmiö kaikkialla
Tuottajavastuuraportointi on vain yksi esimerkki. Sama ilmiö toistuu monessa muussakin tilanteessa. Pakkaustietoa tarvitaan kuluttajaviestintään, kierrätysohjeisiin, vastuullisuusraportointiin ja toimitusketjun tiedonvaihtoon. Kaikissa näissä hyödynnetään pitkälti samaa tietopohjaa, mutta eri tavoin.
Ilman yhteistä rakennetta tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että sama tieto tuotetaan useita kertoja.
Lue myös sarjan aiemmat blogikirjoitukset:
Purkkapaketti näyttää yksinkertaiselta – mutta onko se sitä?
