Mitkä alkutuotannon toimijat ja sijainnit kannattaa yksilöidä yhteisillä koodeilla?

GS1:n GLN-koodi on kansainvälinen standardi, jonka avulla voidaan yksilöidä toimitusketjun osapuolia ja sijainteja. Alkutuotannossa GLN-koodia voidaan hyödyntää esimerkiksi jäljitettävyydessä, alkuperätiedon hallinnassa ja toimitusketjun tiedonvaihdossa. Kun kaikki toimitusketjun osapuolet käyttävät samaa yksilöintitapaa, tuotteisiin liittyvät tiedot voidaan kohdistaa oikeaan toimijaan tai sijaintiin riippumatta siitä, missä organisaatiossa tai tietojärjestelmässä niitä käsitellään.

Yhteisten tunnisteiden käyttöönottoa ei tarvitse aloittaa yksilöimällä kaikkea mahdollista. Hyvä lähtökohta on tunnistaa ne toimijat ja sijainnit, joiden tiedot liikkuvat toimitusketjussa tai joiden yksilöinnistä on hyötyä omassa toiminnassa.

Monelle alkutuotannon toimijalle ensimmäinen yksilöitävä kohde on maatila. Sen yksilöinti riittää usein hyväksi lähtökohdaksi, sillä sen avulla toimitusketjun muut osapuolet tietävät yksiselitteisesti, mistä tiedot tai toimitukset ovat peräisin. Tarpeen mukaan yksilöintiä voidaan myöhemmin laajentaa esimerkiksi eläinten pitopaikkoihin, viljankuivaamoihin, siiloihin tai muihin tuotannon kannalta keskeisiin sijainteihin.

Alkutuotannossa tällaisia kohteita voivat olla esimerkiksi:

• eläinten pitopaikka
• viljankuivaamo
• siilo
• muu erillinen tuotanto- tai varastointipaikka.  

Yksilöinnin tarkoituksena ei ole lisätä hallinnollista työtä, vaan varmistaa, että tieto voidaan yhdistää automaattisesti oikeaan toimijaan ja oikeaan sijaintiin myös eri organisaatioiden välillä. Tämä vähentää tiedonsiirron manuaalista työtä ja parantaa tiedon laatua.

Yhteinen yksilöintitapa tukee myös jäljitettävyyttä, alkuperätiedon hallintaa ja muuta digitaalista tiedonvaihtoa. Samalla se luo valmiuksia vastata uusiin tiedontarpeisiin ilman, että yksilöintirakennetta tarvitsee rakentaa uudelleen.

Käytännön esimerkki: viljatilan toimijat ja sijainnit

Viljatilan toiminnassa tieto kulkee pellolta varastointiin ja edelleen toimitusketjun seuraaville toimijoille. Jotta tuotteeseen liittyvät tiedot voidaan yhdistää oikeisiin toimijoihin ja sijainteihin, maatila, pelto ja tilasiilo voidaan yksilöidä GLN-koodeilla. Maatila toimii hierarkian ylimpänä tasona, jonka alle pelto ja tilasiilo sijoittuvat omina GLN-koodilla yksilöityinä sijainteinaan.

Pellon yksilöintiä voidaan tarvittaessa tarkentaa edelleen kasvulohkoihin. Tätä varten voidaan käyttää GLN-koodin laajennusosaa, joka on tarkoitettu organisaation sisäiseen käyttöön. Näin esimerkiksi saman pellon eri kasvulohkot voidaan erottaa toisistaan ilman, että jokaiselle muodostetaan oma erillinen GLN-koodi. Laajennusosan käyttö ja tarkkuustaso riippuvat toimijan omista tarpeista.

Kun toimijat, sijainnit ja tarvittaessa myös toimipaikan sisäiset kohteet on tunnistettu yhdenmukaisesti, tuotteeseen liittyvät tapahtumat voidaan kohdistaa tarkasti oikeaan paikkaan. Tällöin voidaan esimerkiksi jakaa tietoa siitä, miltä maatilalta vilja on peräisin, millä pellolla se on kasvatettu ja missä siilossa sitä on varastoitu ennen toimitusta eteenpäin.

Jokaisella kohteella on omat tietonsa

Jokaiselle GLN-koodilla yksilöidylle toimijalle ja sijainnille tulee standardin mukaan määritellä pakolliset perustiedot, joiden avulla kohde voidaan tunnistaa yksiselitteisesti. Maatilan tiedoissa tällaisia ovat esimerkiksi toimijan nimi, käyttötarkoitus ja osoite. Pellon ja tilasiilon tiedoissa määritellään vastaavasti esimerkiksi sijainnin nimi ja käyttötarkoitus sekä osoite, gps-koordinaatti tai geomuoto. Lisäksi sijaintia voidaan tarkentaa esimerkiksi tiedolla siitä, onko kyse pellosta vai siilosta. Näiden lisäksi kohteille voidaan tallentaa vapaaehtoisia lisätietoja. Esimerkiksi pellon tietoihin voidaan liittää sijainnin tarkenne.

Yhteinen yksilöintitapa luo pohjaa tulevaisuuden tiedonvaihdolle

Yhteinen tapa yksilöidä toimitusketjun osapuolet ja sijainnit tarjoaa mahdollisuuksia nykyistä laajempaan tiedon hyödyntämiseen. Kun GLN toimii yhteisenä tunnisteena, siihen voidaan tulevaisuudessa yhdistää myös muita alkutuotannon kannalta keskeisiä tietoja.

Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi tilatunnus, Y-tunnus, peruslohkotunnus, eläinten pitopaikkatunnus sekä erilaiset sertifikaatit ja muut vastuullisuustiedot. Tavoitteena on, että toimitusketjun eri osapuolet voivat hyödyntää samoja tietoja ilman, että niitä tarvitsee ylläpitää useissa eri järjestelmissä tai liittää toisiinsa erikseen.

Tulevaisuudessa yhteinen tapa kuvata toimijat, sijainnit ja niihin liittyvät tiedot voisi vähentää päällekkäisten tunnisteiden käyttöä sekä helpottaa viranomais- ja toimitusketjutiedon yhdistämistä. Näin tiedot liikkuisivat sujuvammin eri järjestelmien välillä. Sama tieto voitaisiin kirjata kerran ja hyödyntää useissa eri käyttötarkoituksissa.

Yhteinen tietorakenne tukisi myös eri järjestelmien yhteentoimivuutta. Tällöin GLN toimisi yhdistävänä avaimena, jonka avulla alkutuotannon toimijoihin, sijainteihin ja tuotantoon liittyvät tiedot voitaisiin yhdistää luotettavasti koko toimitusketjussa.

Lue myös sarjan aiempi blogikirjoitus:

Miksi ruokaketju tarvitsee yhteisen tavan yksilöidä toimitusketjun toimijat ja sijainnit?