Projektielämää: Kun palapeli ei mahdu pöydälle
Missä mennään – ja miksi?
Projektin keskivaiheessa on tärkeää pysähtyä tarkastelemaan, ovatko tavoitteet ja odotukset yhä linjassa kaikkien sidosryhmien kanssa. Usein huomaan, että ristiriidat eivät johdu pelkästään erimielisyyksistä vaan myös siitä, että käsitteet ja näkemykset vaihtelevat. Esimerkiksi, mitä keskeiset käsitteet kuten "jäljitettävyys" tai "yhteentoimivuus" pohjimmiltaan tarkoittavat? Yhdelle toimijalle ne voivat viitata konkreettisiin toimenpiteisiin, toiselle strategisiin suuntaviivoihin. Paluu perusasioihin – mitä projektilla tavoitellaan ja miksi – on tässä vaiheessa välttämätöntä. Kun yhteinen ymmärrys varmistetaan uudelleen, vältytään siltä, että projektin eri osapuolet vetävät eri suuntiin.
Kiireen keskellä priorisointi ratkaisee
Tämä on myös se hetki, jolloin priorisointi korostuu. Projektin arjessa syntyy hetkiä, jolloin tehtävälista kasvaa nopeammin kuin siitä ehtii yliviivata mitään. Edellisen työpajan yhteenvedot saattavat olla kesken samalla, kun seuraavaa valmistellaan. Samaan aikaan suunnitellaan jo lopputuotosta – vaikkapa digitaalista opasta – ja mietitään, olisiko sen rinnalle mahdollista luoda koulutussisältöjä. Jossain välissä pitäisi muistaa tarkistaa ja varata tila julkistustilaisuutta varten, suunnitella kutsut, selvittää puhujat ja päättää tarjoilut. Projektin juoksevat asiat täytyy hoitaa kiireenkin keskellä. Kaiken keskellä on tärkeää keskittyä siihen, mikä projektin osallistujille ja heidän edustamilleen organisaatioille on tärkeintä.
Selkeys ja sitouttaminen pitävät kokonaisuuden kasassa
Projektipäällikkönä pidän tärkeänä sitä, että koko tiimillä on mahdollisimman hyvä näkyvyys projektin tilanteeseen. Dokumentaation avoimuus auttaa. Näin jokainen voi tarkistaa, missä mennään, ja omalta osaltaan varmistaa, ettei palapelin palasia putoa pöydältä. Samalla ennakoiva viestintä on avainasemassa. Olemme ottaneet yhteiskehittämisprojekteissa tavaksi tarjota työpajojen yhteenvedot ja tulevien vaiheiden esittelyt myös webinaarimuodossa, jotta laajoihin kokonaisuuksiin olisi projektiin osallistuvien helpompi päästä kiinni.
Projektin keskivaiheessa onnistuminen vaatii kykyä jakaa vastuuta ja luottaa tiimiin. Samalla on tärkeää muistaa, että projektin tuottamat oppaat, työkalut tai suositukset eivät yksin riitä – niiden täytyy elää käytännöissä ja jatkaa matkaansa organisaatioissa.
Projektielämää-blogisarjan kirjoittaja CGO Laura Juntunen on projekteissa kuin kotonaan. Hän on liiketoimintalähtöinen kehittäjä, joka löytää polun kaaoksen keskeltä ja kääntää tavoitteet teoiksi. Laura on kehittämisen ikiliikkuja, joka hyödyntää yhteiskehittämisessä palvelumuotoilun keinoja ja fasilitoinnin taitoja. Vahva arvoketjuosaaminen ja kyky keskittyä konkretiaan tekevät hänestä varsinaisen projektielämän veturin.
