GS1 Data Tuotetiedot – palvelukuvaus tavarantoimittajalle

1. Palvelun sisältö ja käyttötarkoitus

GS1 Data Tuotetiedot (jäljempänä Palvelu) on GS1 Finlandin (jäljempänä GS1) tarjoama avointen GS1-standardien mukainen tuotetietopalvelu, jonka avulla Tavarantoimittaja (jäljempänä Asiakas) voi keskitetysti hallita, ylläpitää ja jakaa tuotetietoa kauppakumppaneilleen ja muille vastaanottajille. Palvelua käytetään erityisesti vähittäiskaupan, tukkukaupan ja muiden kaupan alan toimijoiden väliseen tuotetiedon vaihtoon. Palvelu toimii myös erinomaisena työkaluna yrityksen tuotetietojen ja -kuvien sisäisessä hallinnassa.

Palvelun tavoitteena on varmistaa, että tuotetiedot ovat ajantasaisia, yhdenmukaisia ja tehokkaasti hyödynnettävissä koko toimitusketjussa.

Palvelun käyttö mahdollistaa Asiakkaalle:

• keskitetyn kanavan tuotetiedon hallintaan ja jakeluun, mikä vähentää manuaalista työtä ja päällekkäistä tiedonhallintaa
• tehokkaamman, nopeamman ja virheettömämmän tiedonvaihdon kauppakumppaneiden kanssa
• tuotetiedon yhdenmukaisuuden eri järjestelmissä ja kanavissa
• tuotetiedon jakamisen Suomen lisäksi valikoituihin ulkomaisiin tuotetietopankkeihin

Palvelun avulla Asiakas voi:

• luoda tuotteille yksilöivät tuotekoodit (GTIN-koodi)
• tallentaa ja ylläpitää muun muassa 
  - tuotteen nimet, kuvaukset ja elinkaaritiedot
  - pakkaus- ja pakkaushierarkiatiedot
  - ainesosatiedot
  - mitat, painot ja logistiset ominaisuudet
  - tuotekuvat ja markkinoinnilliset tiedot
  - vastuullisuustiedot
• julkaista tuotetietoja valituille vastaanottajille tai vastaanottajaryhmille
• päivittää tuotetietoja keskitetysti siten, että ajantasainen tieto välittyy kaikille vastaanottajille yhdellä kertaa
   

2. Palvelun käyttö

Palvelun käyttö edellyttää voimassa olevaa sopimusta GS1:n kanssa. Sopimuksen osana ovat GS1 GDSN Inc:n TOPA- vakiosopimusehdot (Terms Of Participation Agreement For Non US Trading Partners), jotka koskevat Asiakkaan liittymistä globaaliin tuotetietopalveluverkostoon, mikä mahdollistaa tuotetietojen julkaisemisen myös kansainvälisesti muihin tuotetietopalveluihin. Ajantasaisen tieto niistä maista, joihin tuotetietojen julkaisu GS1 Data -palvelun kautta on mahdollista, on saatavissa GS1:n asiakaspalvelusta (asiakaspalvelu@gs1.fi).

Asiakkaalla tulee olla käytössään aktiivinen GS1-yritystunniste, josta palvelun käytön edellyttämä osapuolikoodi (GLN-koodi) sekä tuotteet yksilöivät koodit (GTIN-koodi) luodaan. GS1-yritystunnisteen myöntää GS1 tai jonkin muun maan GS1-organisaatio erillisen sopimuksen perusteella. 

Asiakas voi käyttää Palvelua:

• selainkäyttöisellä käyttöliittymällä, jossa Asiakas voi tallentaa, muokata, tarkastella ja julkaista tuotetietoja. Käyttöliittymän käyttö edellyttää pilvipalvelun käyttöön soveltuvaa tietokonetta, internetyhteyttä sekä ajantasaista internetselainta.
• järjestelmäintegraation kautta, jossa Asiakkaan omasta järjestelmästä (esim. ERP- tai PIM-järjestelmä) siirretään tuotetietoja Palvelun kautta vastaanottajille teknisten rajapintojen avulla. Tekninen dokumentaatio on saatavilla GS1:n verkkosivuilta. 

Asiakas vastaa Palvelun käyttöön tarvitsemiensa laitteiden, tietoliikenne- ja muiden yhteyksien ja ohjelmistojen hankkimisesta, toimintakunnon varmistamisesta ja niistä aiheutuvista kustannuksista sekä niiden saattamisesta GS1:n ilmoittamien käyttöympäristövaatimusten mukaisiksi. Asiakas vastaa myös oman henkilökuntansa opastamisesta palvelun käyttöön. 

Käytettäessä järjestelmäintegraatiota asiakas vastaa itse omalla kustannuksellaan omien tietojärjestelmiensä ja palvelun välisen integraation suunnittelemisesta ja rakentamisesta, toiminnasta sekä integraatioon liittyvistä testaus- ja käyttöönottomenettelyistä. Asiakas voi käyttää Palvelussa ylläpidettävien tietojen siirrossa kolmannen osapuolen palveluja. Asiakas vastaa tämän tekemisistä tai tekemättä jättämisistä kuten omistaan.
 

3. Asiakkaan palveluun tallentamat tiedot

Asiakas on yksin vastuussa Palveluun tallentamiensa tietojen oikeellisuudesta, virheettömyydestä, lainmukaisuudesta ja sopivuudesta Asiakkaan tarkoituksiin. GS1 ei vastaa Palveluun tai sen käyttöön liittyvistä virheistä, puutteista tai häiriöistä, eikä näihin liittyvistä menetyksistä tai kustannuksista, jotka perustuvat Asiakkaan Palveluun syöttämiin tietoihin.

Palvelu validoi Asiakkaan tallentaman tuotetiedon laatua ja vain järjestelmän tekemien tarkastustenläpäisseiden tuotteiden tiedot välittyvät Palvelun avulla tuotetietojen vastaanottajille. Luonnoksena tallennettujen tai automaattitarkastuksessa virheellisiksi todettujen tuotteiden tiedot eivät välity. Asiakkaan vastuulla on korjata virheelliset tuotetiedot siten, että ne läpäisevät tarkastukset.

Palvelu välittää tarkastukset läpäisseet tuotetiedot niille vastaanottajille, jotka ovat tehneet kyseessä olevista tuotetiedoista kyselyn ja joilla on erillisen palvelusopimuksen perusteella oikeus nähdä kyseinen tuotetieto. GS1:llä on oikeus ylläpitää Asiakkaan GS1-yritystunnisteesta sekä siitä luoduista koodeista tuotteisiin liittyvine keskeisine perustietoineen rekisteriä Suomessa sekä toimittaa tiedot kansainväliseen GS1-rekisteriin. 

Asiakkaalla säilyvät kaikki omistus- ja immateriaalioikeudet asiakkaan Palveluun syöttämään tietoon ja aineistoon. GS1 vastaa siitä, että Asiakkaan Palvelua varten GS1:lle luovuttamia ja Palveluun tallentamia tietoja säilytetään tietoturvallisella ja asianmukaisella tavalla sekä siitä, että tietoja ei käytetä muuhun kuin sopimuksen mukaiseen käyttöön.

GS1:llä on oikeus sopimuksen voimassaoloaikana ja sen päättymisen jälkeen kerätä, muokata ja käyttää palvelussa syntyviä tietoja tai aineistoja liiketoimissaan.
 

4. Hinnat ja maksuehdot

Asiakas maksaa Palvelun käytöstä vuosimaksua. Kuluvan vuoden vuosimaksu veloitetaan käyttöönoton yhteydessä. Seuraavien vuosien vuosimaksut laskutetaan vuosittain tammikuussa asiakkaan valitseman laskutustavan (verkko-, sähköposti- tai paperilasku) mukaisesti. Maksuehto on 14 pv netto.

Luottokortilla maksettu Palvelun vuosimaksu veloitetaan automaattisesti toistuvaisveloituksella asiakkaan tilauksessa käyttämältä luottokortilta vuosittain 2. tammikuuta, mikäli Asiakas ei vaihda laskutustapaa tai irtisano palvelusopimusta vähintään 14 päivää ennen veloituspäivää.

Asiakkaan tulee huolehtia siitä, että luottokortin tiedot ovat ajan tasalla. Mikäli kortti on vanhentunut, asiakkaan on päivitettävä korttitiedot GS1 Verkkokaupan Oma tili -sivulla ennen veloitusajankohtaa.

GS1:llä on oikeus muuttaa Palvelun vuosimaksua. Hintamuutoksista ilmoitetaan Palvelun pääkäyttäjälle sähköpostilla vähintään kolmekymmentä (30) päivää ennen niiden voimaantuloa. Ajantasainen hinnasto on saatavissa verkkosivuilta (www.gs1.fi) tai asiakaspalvelusta.