Miten elintarviketeollisuuden toimijat ja sijainnit tunnistetaan yhteisillä yksilöintikoodeilla?
Elintarviketeollisuudessa GLN-koodia (Global Location Number) voidaan hyödyntää jäljitettävyyden, tuotetiedon hallinnan ja toimitusketjun digitalisoinnin välineenä. Kun kaikki toimitusketjun osapuolet käyttävät samaa yksilöintitapaa, tuotteisiin liittyvät tiedot voidaan kohdistaa oikeaan toimijaan tai sijaintiin riippumatta siitä, missä organisaatiossa tai tietojärjestelmässä niitä käsitellään.
Käyttöönottoa ei tarvitse aloittaa yksilöimällä kaikkia mahdollisia kohteita. Hyvä lähtökohta on tunnistaa ne toimijat ja sijainnit, joiden tiedot liikkuvat toimitusketjussa tai joiden yksilöinnistä on hyötyä omassa toiminnassa. Monelle elintarvikeyritykselle ensimmäisiä yksilöitäviä kohteita ovat yritys, tehdas ja varasto. Tarpeen mukaan yksilöintiä voidaan myöhemmin laajentaa esimerkiksi tuotantolinjoihin tai muihin toiminnan kannalta merkittäviin sijainteihin.
Käytännön esimerkki: viljasta valmiiksi tuotteeksi
Viljan matka pellolta kuluttajalle kulkee usean toimitusketjun toimijan kautta. Vilja varastoidaan, jauhetaan myllyssä, jalostetaan elintarviketehtaassa tuotteeksi, joka toimitetaan lopulta kaupan myymälään. Jokainen toimitusketjun toimija ja keskeinen sijainti voidaan yksilöidä omalla GLN-koodillaan.
Tarvittaessa yksilöintiä voidaan tarkentaa myös toimipaikan sisällä. Myllyssä voidaan yksilöidä esimerkiksi viljasiilo, raaka-aineiden vastaanottoalue ja lähettämö. Tehtaassa voidaan vastaavasti erottaa esimerkiksi tuotantolinja, vastaanottoalue ja lähettämö. Toimipaikan sisäiset kohteet yksilöidään täydentämällä toimipaikan GLN-koodia laajennusosalla, jolloin niille ei tarvitse muodostaa omaa erillistä GLN-koodia. Laajennusosa on organisaation oma sisäinen tunniste, jonka sisältö ja rakenne voidaan määritellä omien tarpeiden mukaan. Se itsessään ei ole maailmanlaajuisesti yksilöllinen, vaan yksilöi kohteen yhdessä GLN-koodin kanssa.
Kun toimijat, sijainnit ja tarvittaessa myös toimipaikan sisäiset kohteet on yksilöity yhdenmukaisesti, tuotteeseen liittyvät tapahtumat voidaan kohdistaa tarkasti oikeaan paikkaan. Tällöin voidaan esimerkiksi jakaa tietoa, missä vilja on varastoitu, missä se on jauhettu, missä siitä on valmistettu lopputuote ja mistä toimipaikasta se on toimitettu eteenpäin.
Jokaisella kohteella on omat tietonsa
GLN-koodilla yksilöidylle toimijalle ja sijainnille tulee standardin mukaan määritellä pakolliset perustiedot, joiden avulla kohde voidaan tunnistaa yksiselitteisesti. Myllyn, tehtaan ja myymälän tiedoissa tällaisia ovat esimerkiksi yrityksen nimi, sijainnin nimi, käyttötarkoitus ja osoite. Lisäksi sijaintia voidaan tarkentaa esimerkiksi tiedolla siitä, onko kyse varastosta, tuotantolaitoksesta vai myymälästä.
Näiden lisäksi kohteille voidaan tallentaa vapaaehtoisia lisätietoja. Esimerkiksi viljasiilon tiedoissa voidaan kuvata, mihin myllyyn siilo kuuluu, ja vastaanottoalue tai lähettämö voidaan yksilöidä GLN-koodin laajennusosan avulla.
Yksi tunniste voisi yhdistää yhä enemmän tietoa
Tulevaisuudessa yhteinen tapa kuvata toimijat, sijainnit ja niihin liittyvät tiedot voisi vähentää päällekkäisten tunnisterakenteiden käyttöä sekä helpottaa viranomais- ja toimitusketjutiedon yhdistämistä. Samalla tiedot liikkuisivat sujuvammin eri järjestelmien välillä ja loisivat edellytyksiä niin sanotulle yhden kirjauskerran periaatteelle, jossa sama tieto voidaan hyödyntää useissa eri käyttötarkoituksissa.
Yhteinen tietorakenne tukisi myös rajat ylittävää tiedonvaihtoa ja parantaisi eri järjestelmien yhteentoimivuutta. Tällöin GLN toimisi yhdistävänä avaimena, jonka avulla tuotteeseen sekä siihen liittyviin toimijoihin ja sijainteihin liittyvät tiedot voidaan yhdistää luotettavasti koko toimitusketjussa.
Lue myös sarjan aiemmat blogikirjoitukset:
Miksi ruokaketju tarvitsee yhteisen tavan yksilöidä toimitusketjun toimijat ja sijainnit?
Mitkä alkutuotannon toimijat ja sijainnit kannattaa yksilöidä yhteisillä koodeilla?
