Miten kaupan toimijat ja sijainnit tunnistetaan yhteisillä yksilöintikoodeilla?
Kaupan alalla GLN-koodia (Global Location Number) voidaan hyödyntää muun muassa tilaus- ja toimitusprosessien automatisoinnissa, varastonhallinnassa sekä tuotteiden jäljitettävyydessä. Kun kaikki toimitusketjun osapuolet käyttävät samaa yksilöintitapaa, tuotteisiin liittyvät tiedot voidaan kohdistaa oikeaan toimijaan tai sijaintiin riippumatta siitä, missä organisaatiossa tai tietojärjestelmässä niitä käsitellään.
Käyttöönottoa ei tarvitse aloittaa yksilöimällä kaikkia mahdollisia kohteita. Hyvä lähtökohta on tunnistaa ne toimijat ja sijainnit, joiden tiedot liikkuvat toimitusketjussa tai joiden yksilöinnistä on hyötyä omassa toiminnassa. Monelle kaupan toimijalle ensimmäisiä yksilöitäviä kohteita ovat keskusliike, keskusvarasto ja myymälät. Tarpeen mukaan yksilöintiä voidaan myöhemmin laajentaa esimerkiksi vastaanottoalueisiin, lähettämöihin tai muihin toiminnan kannalta merkittäviin sijainteihin.
Käytännön esimerkki: kaupan keskusvarastosta myymälään
Kun elintarvike saapuu kauppaan, se kulkee yleensä keskusvaraston kautta myymälään ennen päätymistä kuluttajan ostoskoriin. Matkan varrella tuotetta vastaanotetaan, varastoidaan, keräillään, lähetetään ja vastaanotetaan uudelleen myymälässä. Jotta tuotteeseen liittyvät tiedot voidaan yhdistää oikeisiin toimitusketjun toimijoihin ja sijainteihin, keskusliike, keskusvarasto, myymälä ja muut keskeiset kohteet voidaan yksilöidä GLN-koodeilla.
Tarvittaessa yksilöintiä voidaan tarkentaa myös toimipaikan sisällä. Esimerkiksi keskusvaraston vastaanottoalue ja lähettämö sekä myymälän kassapiste tai varastohylly voidaan yksilöidä täydentämällä toimipaikan GLN-koodia laajennusosalla. Laajennusosa on organisaation oma sisäinen tunniste, jonka sisältö ja rakenne voidaan määritellä omien tarpeiden mukaan. Se itsessään ei ole maailmanlaajuisesti yksilöllinen, vaan yksilöi kohteen yhdessä GLN-koodin kanssa.
Kun toimijat, sijainnit ja tarvittaessa myös toimipaikan sisäiset kohteet on yksilöity yhdenmukaisesti, tuotteeseen liittyvät tapahtumat voidaan kohdistaa tarkasti oikeaan paikkaan. Tällöin voidaan esimerkiksi seurata, mihin keskusvarastoon tuote on vastaanotettu, mistä lähettämöstä se on toimitettu, mihin myymälään se on saapunut ja missä myymälässä se on ollut myynnissä.
Jokaisella kohteella on omat tietonsa
Jokaiselle GLN-koodilla yksilöidylle toimijalle ja sijainnille tulee standardin mukaan määritellä pakolliset perustiedot, joiden avulla kohde voidaan tunnistaa yksiselitteisesti. Keskusliikkeen, keskusvaraston ja myymälän tiedoissa tällaisia ovat esimerkiksi yrityksen nimi, sijainnin nimi, käyttötarkoitus ja osoite. Lisäksi sijaintia voidaan tarkentaa esimerkiksi tiedolla siitä, onko kyse keskusvarastosta, vastaanottoalueesta, lähettämöstä tai myymälästä.
Näiden lisäksi kohteille voidaan tallentaa vapaaehtoisia lisätietoja. Esimerkiksi vastaanottoalueen tai lähettämön yhteydessä voidaan kuvata, mihin toimipaikkaan ne kuuluvat, ja myymälän sisäiset kohteet, kuten kassapiste tai varastohylly, voidaan yksilöidä GLN-koodin laajennusosan avulla.
Tulevaisuudessa yksi tunniste voisi yhdistää yhä enemmän tietoa
Tulevaisuudessa yhteinen tapa kuvata toimijat, sijainnit ja niihin liittyvät tiedot voisi vähentää päällekkäisten tunnisterakenteiden käyttöä sekä helpottaa viranomais- ja toimitusketjutiedon yhdistämistä. Samalla tiedot liikkuisivat sujuvammin eri järjestelmien välillä ja loisivat edellytyksiä yhden kirjauskerran periaatteelle, jossa sama tieto voidaan hyödyntää useissa eri käyttötarkoituksissa.
Yhteinen tietorakenne voisi mahdollistaa myös ruokaketjun toimijoihin liittyvien kansallisten tunnusten sekä sertifikaatti- ja vastuullisuustietojen liittämisen samaan kokonaisuuteen. Esimerkiksi yrityksen Y-tunnus sekä erilaiset sertifikaatit voitaisiin yhdistää GLN-koodilla yksilöityyn toimijaan tai sijaintiin. Tällöin GLN toimisi yhdistävänä avaimena, jonka avulla tiedot voitaisiin yhdistää kansainvälisesti tunnistettavaan rakenteeseen. Tämä edellyttää kuitenkin GLN-standardin jatkokehitystä.
Lue myös sarjan aiemmat blogikirjoitukset:
Miksi ruokaketju tarvitsee yhteisen tavan yksilöidä toimitusketjun toimijat ja sijainnit?
Mitkä alkutuotannon toimijat ja sijainnit kannattaa yksilöidä yhteisillä koodeilla?
Miten elintarviketeollisuuden toimijat ja sijainnit tunnistetaan yhteisillä yksilöintikoodeilla?
