Ohje
Tuotetietojen ja -kuvien hallinta integraatiolla
Näin välität tuotetietoja ja -aineistoja
Tavarantoimittaja voi välittää tuotetietoja ja jakaa niihin liittyviä kuvia ja muita digitaalisia aineistoja vastaanottajille helposti Synkka-palvelun kautta. Mediapankin puolelle tallennetut digitaaliset aineistot yhdistyvät yrityksen GLN-osapuolitunnisteen ja tuotteen GTIN-koodin avulla tuotetietopankin vastaavaan tietoon. Tapoja, joilla tietoja välitetään on useita ja niiden yhdistelmiä on myös mahdollista käyttää.
Näin vastaanotat tuotetietoja ja -aineistoja
Tuotetiedon vastaanottajat voivat vastaanottaa tuotetietoja sekä niihin linkittyviä kuvia ja muita digitaalisia aineistoja helposti Synkka-palvelun kautta.
Tietojen vastaanottajat voivat noutaa tuotetiedot ja muut aineistot suoraan omaan taustajärjestelmäänne integraation kautta ilman manuaalisia työvaiheita. Integraation voi toteuttaa myös mahdollisen kumppaniyrityksen kautta.
Tietoja integraatioon liittyen
Suositeltu yhteystapa integraatioihin Synkka-palvelun kanssa on AS2. Käyttämällä AS2-yhteystapaa voidaan varmistaa tiedon ja sen kulun:
- Yksityisyys: Vain tiedon toimittajalla ja vastaanottajalla on pääsy sanoman sisältöön.
- Osapuolien tunnistettavuus: Tiedon toimittajat, välittäjät ja vastaanottajat voivat todistaa identiteettinsä.
- Muuttumattomuus: Tietoa ei ole käsitelty tai muuteltu sen jälkeen kun tieto on lähtenyt eteenpäin alkuperäiseltä tiedontoimittajalta.
- Kiistattomuus: Vastaanottaja ei voi kiistää saaneensa viestiä, eikä lähettäjä lähettäneensä
Toinen mahdollinen yhteystapa on FTPS.
Lisäksi tuotetietoja on mahdollista kysellä APIn kautta, jolloin on mahdollista suodattaa tietoja.
Lisätietoja eri yhteystavoista löytyy dokumentista Synkka Connectivity Guide.
Yrityksellä tulee olla järjestelmä tuotetietojen vastaanottamista varten ja sen on viestittävä Synkka-palvelun kanssa turvallisella yhteystavalla. Tuotetietopankki ei koskaan lähetä tuotetietoja vastaanottajille automaattisesti vaan vastaanottajien on aina tehtävä tuotetietojen kysely. Kysely tehdään joko koko tuotevalikoimalle tai osalle sitä. Tuotetiedon vastaanottajat voivat kysellä tietoja Synkka-tuotetietopankista joko selainkäyttöliittymän kautta tai lähettämällä XML-muotoisen CIS-kyselysanoman.
Jos kyselet tuotetietoja sanomalla, mahdolliset kyselykomennot ovat:
- ADD (kyselyn lisääminen)
- DELETE (kyselyn poistaminen)
Synkka lähettää vastaukset kyselyihin saman päivän aikana. Luotu kysely on aktiivinen kunnes käyttäjä poistaa sen. Kyselyvastaukseen sisältynyt tuote / pakkaushierarkia tulee kyselyn vastauksena aina kun toimittaja on ylläpitänyt tuotetta. Samasta tuotteesta ei voi olla kahta eri kyselyä, kyselyt eivät tuota kyselyvastausta kuin toiseen kyselyyn. Vastaanottaja saa kyselyistään XML-muotoisia CIN-vastaussanomia. Kyselyvastaus sisältää aina koko tuotetietohierarkian, joka alkaa lavasta ja päättyy vähittäistuotteeseen. Poikkeuksena ovat GTIN-koodilla kysellyt tuotteet. Tällöin kyselyvastauksessa on GTIN-koodilla kyselty taso sekä kaikki sen alapuolella olevat pakkaushierarkian tasot.
Vastaanottajat
GDSN-tiedonsiirto mahdollistaa tuotetietojen kyselyn toisista tuotetietopankeista. Jotta vastaanottaja saa vastaanotettua ulkomaisen toimittajan tuotteita, täytyy seuraavien toimenpiteiden olla tehtynä:
- Synkka-tuotetietopankin ja toisen tuotetietopankin välinen tiedonsiirtoyhteys on avattu. Tämän tekevät GS1 Finland ja toisesta tuotetietopankista vastuussa oleva taho.
- Vastaanottaja tulee olla rekisteröity Global Registryyn (GR), joka on GDSN-keskusrekisteri. GS1 Finland hoitaa vastaanottajien rekisteröinnin.
- Vastaanottaja luo kyselyn tavarantoimittajan tuotteista Synkkaan ja rekisteröi kyselyn Global Registryyn. Tästä on tehty erillinen ohjeistus vastaanottajille.
Tavarantoimittajat
GDSN-tiedonsiirto mahdollistaa tuotetietojen julkaisun toisiin tuotetietopankkeihin. Jotta tavarantoimittaja saa julkaistua tuotetietoja ulkomaiselle vastaanottajalle, täytyy seuraavien toimenpiteiden olla tehtynä:
- Synkka Tuotteen ja toisen tuotetietopankin välinen tiedonsiirtoyhteys on avattu. Tämän tekevät GS1 Finland ja toisesta tuotetietopankista vastuussa oleva taho.
- Synkka-tuotetietopankkiin luodaan vastaanottavan maan profiili ja tarvittavat tiedot. GS1 Finland varmistaa tämän.
- Tavarantoimittaja tulee olla rekisteröity Global Registryyn (GR), joka on GDSN-keskusrekisteri. GS1 Finland hoitaa tavarantoimittajan rekisteröinnin.
- Tavarantoimittaja ylläpitää Synkka Tuotteessa tarvittavat tiedot vastaanottajan kohdemarkkinalle sekä antaa ulkomaiselle vastaanottajan GLN-numerolle näkyvyyden tuotteen tietoihin.
Tavarantoimittajan tulee yksilöidä tuotetietopankkiin tallennettavat tuotteet GTIN-koodilla, joka muodostetaan GS1-yritystunnisteen perusteella.
Jotta tuotetiedot voi julkaista tuotetietopankkiin, tietojen tulee läpäistä GDSN- ja maakohtaiset tuotetietojen tarkistukset (Validation Rules). Vain tarkistukset läpäisseet ja julkaistut tuotetiedot välittyvät tuotetietojen vastaanottajille. Luonnoksena tallennetut tai tarkistuksissa hylätyt tuotetiedot eivät välity. Tuotetietopankki välittää tarkistukset läpäisseet tuotetiedot vain niille vastaanottajille, jotka ovat tehneet ko. tuotetiedoista kyselyn ja joilla on oikeus nähdä kyseinen tuotetieto. Tuotetietopankki säilyttää tuotteista voimassa olevan tuotetietoversion sekä mahdolliset tulevaisuudessa voimaan tulevat tuotetietoversiot, ei historiaversioita.
Tuotetietojen lähettäjät voivat tallentaa tuotetietoja Synkka-tuotetietopankkiin joko selainkäyttöliittymän kautta tai lähettämällä tiedot omasta järjestelmästään XML-muotoisina tuotetietosanomina, jotka perustuvat GDSN-standardin mukaisiin XML-skeemoihin. XML-sanoma sisältää aina koko tuotetietohierarkian, joka alkaa lavasta ja päättyy vähittäistuotteeseen.
Toiminnot ja komennot tuotetietopankissa
Synkka-tuotetietopankkiin voi tallentaa tietoja erilaisilla toimenpiteillä/komennoilla. Komennot kertovat tuotetietojen vastaanottajille, millä tavalla pankissa oleva tuotetieto on muuttunut.
Lisäys (ADD)
• Komentoa käytetään, kun tuote tai pakkaus luodaan ensimäistä kertaa tuotetietopankkiin.
Korjaus (CORRECT)
• Komentoa käytetään, kun korjataan tuotetiedossa oleva virhe (esimerkiksi korjataan kirjoitusvirhe tai lisätään puuttuva vapaaehtoinen tieto).
Päivitys (CHANGE BY REFRESH)
• Komentoa käytetään, kun tuotetietopankissa olevia tuotetietoja päivitetään (tuotetieto saa esimerkiksi uuden voimaantulopäivän). Päivityksiä on mm. tuotetiedoissa tapahtuvat muutokset, jotka eivät ole niin suuria, että vaikuttaisivat GTIN-koodiin tai tuotteen peruuttaminen.
Synkronoinnin lopetus (DELETE / WITHDRAWAL)
• Komentoa käytetään, kun tuotetietojen synkronointi vastaanottajien kanssa halutaan lopettaa. Komento ei poista tuotetta tuotetietopankista, mutta tämän jälkeen tuotetiedon vastaanottaja ei enää näe tai voi vastaanottaa tuotteen tietoja.
Alla on kuvattu lyhyesti tiedonsiirto Synkka-tuotetietopankin kanssa sekä sanomahierarkia. Tarkemmat kuvaukset löydät GDSN Operation Manualista, Synkka Product Operations Manualista, XML-skeemoista ja XML-esimerkkisanomista.
Alla on kuvattu tiedon vastaanottajan, Synkka-palvelun ja tiedontoimittajan välinen tiedonsiirtoprosessi tiedon toimittajan näkökulmasta:
Alla on kuvattu lajitelman sisältävä tuotehierarkia:
- Vähittäistuote (Base Unit Or Each) on pakattu neljään erityyppiseen kuljetuspakkaukseen (Case 0, Case 1, Case 2, Case 3). Se on myös osa lajitelmaa (Base Assortment)
- Kuljetuspakkaus voi sisältyä suurempaan kuljetuspakkaukseen (Case 4) ja/tai lavaan (Pallet 1, Pallet 2 tai Pallet 3 joka myös sisältää lajitelman). Vaihtoehtoisesti kuljetuspakkaus ei sisälly mihinkään (Case 0).
- Yksi kuljetuspakkauksista (Case 3) lisäksi sisältyy GTIN-koodittomaan lavaan
- Harmaa alue kuvaa toista mahdollista tuotehierarkiaa, johon lajitelman (Base Assortment) lava (Pallet 3) ja toinen vähittäistuote (Base Unit or Each 2) voivat myös kuulua.