Projektielämää: Rohkeus sanoa että tämä ei toimi
Yksi tällainen hetki osui yhteen työpajaamme. Päivä oli edennyt suunnitelmien mukaan aamupäivän ajan, mutta iltapäivällä alkoi olla vaikeuksia. Tavoitteenamme oli rakentaa kokonaiskuva, jota tarvittiin projektin seuraaviin vaiheisiin. Mutta mitä pidemmälle iltapäivä eteni, sitä selvemmäksi kävi, että emme olleet saavuttamassa sitä mitä tavoittelimme.
Työpajan osallistujat alkoivat selvästi väsyä. Osa keskusteluista polki paikallaan, ja tuotosten rakentaminen takkusi. Olin siinä vaiheessa kahden vaiheilla: pitäisikö vain puskea vielä viimeiset tunnit läpi, yrittää puristaa tuloksia, vai uskaltaisinko pysäyttää koko homman? Pysähtyminen tuntui riskiltä, kun aikataulut olivat tiukat ja lopputulokselle oli kovat odotukset.
Mutta jokin siinä tilanteessa kertoi, että nyt tarvitaan tauko.
Hetki hengittää – ja löytää uusi suunta
Päätimme pitää pienen tuumaustauon. Hetken hengähdys teki ihmeitä. Tauon jälkeen otimme ryhmän kanssa aikalisän: katselimme avoimesti mitä meillä jo oli ja mitä olimme alun perin tavoittelemassa. Keskustelimme yhdessä siitä, mikä työpajassa oli ollut haastavaa ja miksi lopputulos tuntui karkaavan kauemmaksi.
Ja siinä se oivallus syntyi. Työpajan alkuperäinen tavoite oli paitsi todella haastava, myös hieman vääränlainen. Kun päätimme muuttaa iltapäivän tehtävän näkökulmaa, alkoivat palaset loksahdella kohdilleen. Sen sijaan, että olisimme väkisin yrittäneet pakottaa ryhmää kohti epärealistista lopputulosta, otimme askeleen taaksepäin ja muokkasimme tavoitetta vastaamaan sitä mitä meillä jo oli – ja mihin ryhmä oli valmis.
Lisäsimme muutaman tärkeän huomion, paketoimme päivän ja lähdimme kotiin tyytyväisinä. Vaikka jotain vielä jäi työpajan jälkeen projektitiimimme työstettäväksi, tiesimme tehneemme oikean päätöksen.
Tiimi ja ilmapiiri käänsivät tilanteen
Se, mikä alkoi turhauttavana tilanteena, muuttui yhteiseksi onnistumiseksi. Ryhmä oli mukana muutoksessa, ja kaikilla oli yhteinen halu löytää projektia eteenpäin vievä ratkaisu. Tässäkin tilanteessa oli tärkeää luottaa tiimiin: siihen, että yhteistyössä löydämme paremman tavan toimia, ja että jokainen osallistuja voi tuoda oman panoksensa tilanteen ratkaisemiseen.
Yhteiskehittämisessä ei synny tuloksia väkisin. Joskus täytyy pysähtyä, havainnoida ja kuunnella sekä ryhmää että prosessia. Jos näyttää siltä, että palaset eivät loksahda paikoilleen, on oltava rohkeutta muuttaa suuntaa. Tämä voi tarkoittaa aikalisän ottamista, tavoitteiden tarkentamista tai näkökulman muuttamista.
Tässä tapauksessa se kannatti. Lopulta syntynyt lopputulos oli projektin kannalta kullanarvoinen. Se, että pysähdyimme ja muutimme suuntaa, vahvisti entisestään tarvetta projektin tuotoksille. Kun esittelimme lopputuloksen projektiryhmälle myöhemmin, kaikki olivat yhtä mieltä siitä, että tulos oli hyvä ja tarkoituksenmukainen.
Rohkeus luottaa prosessiin
Mitä opin tästä? Rohkeutta sanoa, että tämä ei toimi, tarvitaan usein juuri silloin, kun aika tuntuu loppuvan ja paine on kovimmillaan. Se ei tarkoita luovuttamista – päinvastoin. Se on merkki luottamuksesta prosessiin, tiimiin ja yhteistyöhön. Se on uskoa siihen, että lopputulos löytyy, kun sille antaa tilaa ja aikaa.
Ja se hetki, kun kipuilun jälkeen löydetään yhteinen suunta ja ratkaisu? Se on yksi projektielämän parhaista tunteista.
Projektielämää-blogisarjan kirjoittaja CGO Laura Juntunen on projekteissa kuin kotonaan. Hän on liiketoimintalähtöinen kehittäjä, joka löytää polun kaaoksen keskeltä ja kääntää tavoitteet teoiksi. Laura on kehittämisen ikiliikkuja, joka hyödyntää yhteiskehittämisessä palvelumuotoilun keinoja ja fasilitoinnin taitoja. Vahva arvoketjuosaaminen ja kyky keskittyä konkretiaan tekevät hänestä varsinaisen projektielämän veturin.
