Projektielämää: Yhteistyön ihme ja harmonia
Usein työpajassa keskustelu pienryhmissä käynnistyy alkuun irrallisilta vaikuttavista aiheista. Kun pienryhmien tuotoksia aletaan esitellä, käy monesti niin, että ryhmien näkökulmat täydentävätkin toisiaan. Yhtäkkiä kaikki erilliset palat nivoutuivat kauniiksi kokonaisuudeksi, joka vie projektia suuren harppauksen eteenpäin. Tämä onnistumisen hetki ei kuitenkaan ole sattumaa. Se perustuu fasilitointiin, osallistamiseen ja kuunteluun.
Kun keskustelu virtaa ja jokaisen ääni kuuluu
Yksi onnistumisen edellytyksistä on keskustelun tasapaino. Varmistamme työpajoissa, että jokainen osallistuja pääsee ääneen ja kokee oman näkemyksensä arvokkaaksi. Käytämme menetelmiä, joissa ensin jokaisella on aikaa miettiä omaa näkökulmaansa, ja sen jälkeen jokaiselle annetaan vuoro jakaa ajatuksensa. Tämä varmistaa, että ääneen pääsevät nekin, jotka eivät välttämättä heti ota tilaa keskustelussa.
GS1 Finlandin puolueettomuus mahdollistaa, että voimme kutsua yhteiskehittämisprojekteihin eri osapuolia, myös kilpailijoita, saman aiheen ääreen. Työpajojen alussa tunnelma voi olla jäykkä, jos osallistujat eivät tunne toisiaan. Siksi vuorovaikutuksen aikaansaaminen alusta alkaen on tärkeää: esittäytymiset, rennot alkukysymykset tai ajatusten jakaminen omasta roolista voivat auttaa murtamaan jään. Leppoisa tunnelma on usein tehokkaamman yhteistyön edellytys – tiukka aikataulu ei saa syödä ilmapiiriä.
Fasilitointi on kuuntelua ja suunnan korjaamista
Fasilitoinnissa on kyse kuuntelemisesta. Projektipäällikkönä ja fasilitaattorina huomioin pienryhmien dynamiikkaa ja keskustelujen etenemistä. Ryhmien kokoonpanon tasapainoa voi olla vaikea ennustaa, ja joskus on tehtävä muutoksia lennossa. Tällöin havainnointi on avainasemassa: kuka ottaa tilaa, kuka vetäytyy taustalle? Tarvittaessa keskustelua voi ohjata lempeästi takaisin raiteille, tuoda esiin kysymyksiä, jotka antavat hiljaisemmillekin tilaa tai käyttää menetelmiä, joissa jokaiselle annetaan mahdollisuus esitellä oma näkemyksensä rauhassa.
Mutta mitä tehdään, kun keskustelu ei vain vie kohti maalia? Eräässä työpajassa tarkoituksena oli rakentaa kehittämisen tiekartta, mutta työpajan loppupuolella huomasimme, ettei yhteistä näkemystä tuntunut löytyvän. Palaset eivät vain loksahtaneet paikalleen, vaikka kuinka yritimme.
Tällaisessa tilanteessa on uskallettava tehdä jotain rohkeasti toisin. Voiko lopputuloksen jakaa pienempiin osiin? Pitääkö tavoitteen suuntaa muuttaa? Tällöin fasilitaattorina en tarjoa vain valmiita ratkaisuja, vaan käännyn myös ryhmän puoleen: "Mitä pitäisi tapahtua, että pääsisimme eteenpäin?" Luottamus prosessiin on tärkeää. Joskus oikea ratkaisu ei löydy suunnitellun polun päästä, vaan matkaa pitää muuttaa kesken kaiken.
Yhteistyö vaatii balanssia ja avoimuutta
Työpajojen onnistuminen ei lopulta ole kiinni vain keskustelujen sisällöstä, vaan myös ilmapiiristä ja ihmisten kuulemisesta. Kun fasilitointi, osallistaminen ja kuuntelu kohtaavat, syntyy jotain paljon suurempaa kuin osiensa summa.
Se on yhteistyön harmoniaa: hetkiä, joissa ryhmä toimii täydellisesti yhteen, vaikka osallistujat olisivat eri yrityksistä, erilaisista taustoista ja toimialoista. Ja juuri näistä hetkistä syntyy usein projektien arvokkaimmat oivallukset.
