EAN 13

GS1 Rekisterin käyttö: Tietojen tallentaminen Excelin avulla

Tässä ohjeessa kerrotaan, miten voit tallentaa GS1 Rekisteriin useamman tuotteen tiedot yhdellä kertaa.
Instruction steps

Näin käytät Excel-toiminnallisuutta

Aloita lataamalla tyhjä Excel-pohja tietojen tallentamista varten. Klikkaa välilehdellä GTIN-koodit painikketta Tuo GTIN-koodit.

GS1 Rekisterin Excel-ohje Tuo GTIN

Uudessa avautuvassa ikkunassa painikkeesta Lataa Excel-pohja voit valita tiedoston lataamisen suomen- tai englanninkielisillä otsikoilla.

GS1 Rekisterin Excel-ohje Lataa tiedosto

 

Latautuvassa Excel-tiedostossa on kaksi välilehteä:

  • GTIN-koodit, johon ladattavat tiedot annetaan
  • Hakutaulukot, josta löytyy oikeat käytettävät koodiarvot

 

Täytä Excel-tiedosto ja tallenna muistiin koneellesi

  • Tuotteen koodin voi tallentaa Luonnos-tilassa ilman muiden tietojen antamista
  • Tuotteen koodin voi tallentaa Luonnos-tilassa myös niin, että antaa kaikki muut tiedot paitsi GPC-koodia. Tällöin tulee huomata, että mikäli täyttää yhdenkin muun tietokentän, täytyy antaa kaikki muut tiedot paitsi GPC-koodi. GPC-tuoteluokittelun valitseminen on usein hankalin ellei se ole etukäteen tiedossa. Käyttöliittymässä GPC-luokittelun valitseminen on helpompaa hakutoiminnon avulla.
  • Aktiivinen-tilassa tallennettavalla tuotteella täytyy olla täytettynä kaikki tiedot
  • Passiivinen-tilassa tallennettavalla tuotteella täytyy olla täytettynä kaikki tiedot
  • Excel-tiedosto ladataan takaisin Rekisteriin samassa ikkunassa, josta ladattiin tyhjä pohja. GTIN-koodit välilehdellä painikkeesta Tuo GTIN-koodit. Valitse Raahaa tiedosto tähän tai selaa ja hae oikea tiedosto.
  • Kun tiedosto on valmiina tallennukseen, alareunaan tulee teksti Valmis tuontiin ja voit jatkaa painikkeesta Tuo
GS1 Rekisterin Excel-ohje Tuo Excel-tiedosto

 

Järjestelmä kertoo latauksen onnistumisesta ponnahdusikkunassa.

Kun lataus on onnistuneesti tehty, ponnahdusikkunassa näkyy tallennettujen koodien määrä.

GS1 Rekisterin Excel-ohje Tuonti suoritettu

 

Mikäli latauksen yhteydessä tuotteita jää virheeseen, näiden tuotteiden koodeista on ladattavissa erillinen tiedosto, jossa on nähtävillä myös virheen syy, miksi lataaminen ei onnistunut

GS1 Rekisterin Excel-ohje Virheet

 

GS1 Rekisterin Excel-ohje Virheet1

 

Esimerkki 1: Koodien tallennus massana

Kun tuote halutaan tallentaa tilassa aktiivinen tai passiivinen, sillä vaaditaan kaikki tietokentät.

Haastavin tieto on GPC-tuoteluokittelukoodi. Mikäli et tiedä tuotteidesi GPC-koodeja, on se helpointa hakea Rekisterin käyttöliittymässä

  • Jos tuotteesi ovat saman kaltaisia ja kuuluvat samaan tuoteryhmään, on suositeltavaa tallentaa ensin yksi tuote manuaalisesti käyttöliittymässä.
  • GPC-koodi löytyy hakutoiminnallisuutta käyttäen
  • Tallennetun tuotteen tiedot voi viedä Exceliin ja käyttää mallina muiden tuotteiden tallennukseen
  • Jos tallennettavat tuotteet ovat erilaisia ja kuuluvat eri tuoteryhmiin, on suositeltavaa tallentaa kaikki koodit Luonnos-tilassa massana Exceliä hyödyntäen. Luonnoksena voi tallentaa, kun muut tiedot on täytetty, mutta GPC-koodi puuttuu
  • Tämän jälkeen käyttöliittymässä käydään lisäämässä GPC-koodit jokaiselle tuotteelle
  • Lopuksi tuotteen tila muutetaan aktiiviseksi

Esimerkki 2: Passiivisten koodien lataaminen massana

Voit ladata GS1 Rekisteriin passiiviset koodit samalla tavalla kuin aktiivisetkin antamalla niille kaikki vaaditut tiedot Excel-tiedoston avulla.

Ilman koodeihin liittyviä tuotetietoja Passiivisten koodien lataaminen massana ei onnistu suoraan Excel-tiedoston avulla. Voit kuitenkin tehdä seuraavasti, mikäli haluat tallentaa vanhat käytöstä poistuneet passiiviset koodit ilman tuotetietoja:

  1. Lataa kaikki halutut koodit Excelin-tiedoston avulla luonnoksina ilman muita tietoja
  2. Muuta koodien tila passiiviseksi GS1 Rekisterin käyttöliittymässä koodi kerrallaan.
    • Mene välilehdelle GTIN-koodit
    • Suodata näkymälle kaikki Luonnos-tilassa olevat tuotteet
Kuvakaappaus GS1Rekisteri Excel Luonnos

 

Jokaisen rivin oikeassa laidassa on painike Muuta tila -painike

Kuvakaappaus GS1Rekisteri Excel Muuta tila

 

Uudessa ikkunassa valitset Passiivinen ja Muuta

Kuvakaappaus GS1Rekisteri Excel Muuta tila1