Datan laatu – mitä tarkistuksia voimme hyödyntää myöhemmin GS1 Rekisterissä

GS1 Rekisterin käytön lähtökohtana on se, että maailmanlaajuisesti käytettävä GTIN-koodi (Global Trade Item Number) on yksilöllinen eli osoitettu vain yhdelle tuotteelle. GS1 Rekisteri on palvelu, jolla yritys voi luoda tuotenumerot - GTIN-koodit eli "enarit". Palvelun avulla yritys voi myös tehdä ja tulostaa viivakoodit tuotteillensa.

Palvelussa voit tarkistaa, onko syytä luoda uusi GTIN-koodi https://www.gs1.org/1/gtinrules/fi/decision-support. Tästä voidaan johtaa se, että tuotenimien tulee olla GS1 Rekisterissä yksilöllisiä. Esimerkkinä mainittakoon, että jos myynnissä on tölkki ja pullo samalla nettosisällöllä, niin kyseisessä tapauksessa pakkaustyypin mainitseminen tuotenimessä erottaa tällöin saman sisältöiset tuotteet toisistaan.

Tiedon laatuun voidaan lukea kuuluvaksi myös tuotteen tilan ylläpitämisen. Tuotteen tila on aktiivinen silloin, kun tuote on markkinoilla ja sen tila tulee muuttaa passiiviseksi, kun se poistuu markkinoilta. Kokonaislaatua tarkastellessa GS1 Rekisterissä kaikki tuotteelle pyydetyt tiedot on täytetty.

Data-analytiikan automatisointi

Eri tietojärjestelmiin voidaan ohjelmoida tarkistuksia etenkin silloin, kun verrataan tietoja toisiinsa tai niille pystytään asettamaan raja-arvoja tai yksinkertaisimmassa tapauksessa tarkistamaan, että vaadittu tietokenttä on täytetty. Tästä on esimerkkinä se, että tuotteelle on lisätty kuva. GS1 Rekisterin tapauksessa kuva on yksi tärkeimmistä tiedoista tuotteen oikeellisuuden todentamisessa ja siksi se tulisikin lisätä muiden arvojen ohella. Tämän lisäksi voidaan tarkistaa, että kuvan URL-osoite esiintyy järjestelmässä vain yhden kerran, koska tuotteen tuli olla yksilöllinen eli täysin sama kuva ei voi olla käytössä kahdella eri tuotteella.

Kun GS1 Rekisterin tietoja halutaan hakea ja tietoja hyödyntää, niin tärkeään asemaan nousee se, että brändi on kirjoitettu aina samalla yhdenmukaisella tavalla, eikä siitä ole vaihtelevia kirjoitusasuja myöskään isojen ja pienten kirjainten osalta. Lisäksi tuotenimen tulee alkaa brändillä ja lopussa on mainittava sen nettosisältö, jotta tuotenimi on mahdollisimman täydellinen ja yksilöivä sellaisenaan. Näin tietoja on helpompi hyödyntää jatkossa, koska käytössä on brändi omassa kentässään, siitä erillään yksilöivä tuotenimi ja vielä nettosisältö eikä näitä tarvitse jälkikäteen eritellä tai koostaa itse.

Tuotenimen kohdalla voidaan tehdä muitakin tarkistuksia. Voidaan tarkistaa, että se ei ole pelkkä rivi numeroita tai koostu erikoismerkeistä. Nämä samat seikat voidaan tarkistaa brändistä.

Palautejärjestelmä tiedon hakemisen vaiheessa

Kaikkea tarkistamista ei voida kuitenkaan automatisoida ja esteenä sille voi tulla jo pelkästään alueelliset ja kielelliset haasteet. Siksi paikallistieto ja tuotetietous tiedon hakijan suunnasta osoittautuu hyödylliseksi. Järjestelmään voidaan rakentaa palautteen antamisen mahdollisuus eli GTIN-koodilla tietoja hakevat voivat kommentoida huomatessaan virheitä tuotetiedossa. Nämä palautteet voidaan sen jälkeen jatko-ohjata brändin omistajalle, joka korjaa mahdolliset virheet ja tiedot päivitetään.

Tärkeintä on kuitenkin pyrkiä mahdollisimman tarkkaan tietojen syöttämiseen jo alun perin ja näin vältytään siltä, että jokin taho saisi väärässä muodossa tai asussa olevia tuotetietoja omiin järjestelmiinsä.

Blogin kirjoittaja Wilma Vääränen vastaa GS1 Rekisteri -palvelun kehityksestä