Synkka pähkinänkuoressa 

Meillä on tullut taloon uusia henkilöitä, jotka ovat pyytäneet kertomaan mahdollisimman yksinkertaisesti, mikä Synkka on ja miksi se on olemassa. Ajattelin, että tämä voisi olla hyvä seuraavan postauksen aihe – koska asiaa on hyvä muistella välillä myös itse. 

Ennen tuotetietopalvelua tuotteiden tiedot toimitettiin vastaanottaville osapuolille erillisillä lomakkeilla – esimerkiksi Excel-tiedostoilla. Jokaisella tiedon vastaanottajalla saattoi olla oma, hiukan poikkeava lomake, joissa samalle tiedoille saattoi olla eri tavalla nimetty solu täytettävänä. Saattoi olla myös mahdollista, että toinen vastaanottaja halusi tiedon hiukan toisessa muodossa, kuin toinen. 

Tämä vei tavarantoimittajilta paljon aikaa. Vastaanottajille haasteita aiheutti tietojen käsittely, tarkistaminen ja ylläpitäminen. 

Tuotetietopalvelu, eli keskitetty tuotetietokanta ja yhdessä sovittu tietomalli, ratkoo näitä haasteita – tavarantoimittajat tallentavat tuotetiedot yhdessä sovittujen ohjeistusten ja käytäntöjen mukaisesti yhteen järjestelmään, mistä ne toimitetaan sähköisesti eteenpäin vastaanottajille. Tavarantoimittajat pääsivät eroon lukuisista erillisistä lomakkeista haasteineen ja vastaanottajille tarjottiin yhdenmukaista ja automatisointikelpoista tuotetietoa. 

Ensimmäinen GS1 Finlandin tuotetietopalvelu kantoi nimeä Sinfos. Tämä palveli Suomalaisia toimijoita, mutta monet tavarantoimittajat ja kaupparyhmät kävivät kauppaa myös ulkomaalaisten osapuolten kanssa. GS1-maat olivat jo aiemmin yhdessä kehittäneet standardin, vastaavanlaisen kansainvälisen tietomallin, joka mahdollistaa tuotetietojen jakamisen yhtenäisessä ja yhdessä sovitussa muodossa maarajojen yli. Standardi tunnetaan nimellä Global Data Synchronisation Network tai lyhyemmin GDSN. Tämä otettiin käyttöön meidän palvelussamme vuonna 2014 ja samalla lanseerattiin ensimmäinen versio nykyisestä Synkka-palvelusta.

Sittemmin Synkassa on tehty kehitystä muun muassa media-aineistojen jakamisen mahdollistamiseksi sekä API-rajapintojen ja sitä kautta uusien tuotetietojen hyödyntämismahdollisuuksien avaamiseksi. Järjestelmäkehityksen lisäksi muuttuvien ja kehittyvien tietotarpeiden vuoksi tarvitaan koko ajan myös keskustelua yhteisistä käytännöistä ja sopimista tiedon muodoista ja tallentamisen tavoista. Taustalla kuitenkin on edelleen sama tavoite helpottaa tuotetiedon synkronointia kauppasuhteessa olevien osapuolten välillä. 

Blogin kirjoittaja Hannu Lehtonen toimii GS1 Synkka-tuotetietopalvelun kehityspäällikkönä.