GS1 Rekisteri – Aiemmin käyttöönotettujen koodien tallentaminen
Ennen kuin aloitat uusien koodien luomisen GS1 Rekisterissä, sinun tulee tallentaa sinne aiemmin käyttöönotetut koodit. Näin sinulla on kattava lista käytössä olevista koodeista yhdessä paikassa ja vältät vahingossa käyttämästä koodeja uudelleen.
Kerää tiedot käyttämistäsi koodeista
Kerää nykyisistä järjestelmistäsi sekä esimerkiksi paperisilta ja Excel-tiedostoon tallennetuilta listoilta kaikki jo käytetyt GTIN-koodit tuotetietoineen. Listaa myös kaikki käytetyt kuljetuspakkausten ja lavojen koodit. Aiemmin käyttöönotetut GTIN-koodit ovat edelleen käyttökelpoisia, mutta ne tulee tallentaa GS1 Rekisteriin.
Kolme tärkeää huomioitavaa asiaa
1. GS1 Rekisteriin tallennetaan kaikki GTIN-koodit, jotka on muodostettu käytössä olevasta GS1-yritystunnisteesta. Myös kuljetuspakkausten ja lavojen, sisäisessä käytössä olevien tuotteiden sekä private label -tuotteiden koodit tallennetaan GS1 Rekisteriin.
Poikkeuksena ovat ainoastaan seuraavat GTIN-koodit, joita ei tallenneta GS1 Rekisteriin:
- vaihtuvamittaiset (23-25-alkuiset) koodit
- aikaisemmin yksittäin myydyt GTIN-13-koodit.
2. Jos sinulla ei ole tietoa kaikista GS1-yritystunnisteestasi luoduista tunnisteista kattavasti saatavilla, tallenna GS1 Rekisteriin markkinoilta poistuneiden tuotteiden osalta vähintään vuoden 2015 alusta käyttöön otetut koodit. Kaikki tällä hetkellä käytössä olevat (aktiiviset) tulee syöttää GS1 Rekisteriin. Lopetettujen tuotteiden (passiiviset) koodeille ei tarvitse syöttää tietoja.
3. GTIN-koodien uudelleen käyttö on ollut kiellettyä vuoden 2019 alusta alkaen. Tätä ennen sallittiin yli neljä vuotta passiivisena olleen koodin käyttö uudelleen.
Koodit voivat olla tilassa aktiivinen, passiivinen tai luonnos
1. Edelleen käytössä olevat GTIN-koodit tallennetaan aktiivisena. Tallennusta varten tarvitset seuraavat tiedot:
- GTIN-koodi
- GPC-tavararyhmittely
- Onko tuote vähittäistuote, kuljetuspakkaus vai lava?
- Myydäänkö tuotetta loppukäyttäjälle, onko se kuluttajatuote?
- Tuotteen brändi
- Tuotenimi, joka yksilöi tuotteen
- Nettosisältö
- Tuotekuva (ei pakollinen)
2. Jo tuotannosta ja myynnistä poistuneiden tuotteiden GTIN-koodit tallennetaan passiivisina. Tähän on kaksi vaihtoehtoa:
- Vähimmäisvaatimuksena on tallentaa tuotteiden GTIN-koodit ja antaa tuotteen tilaksi passiivinen.
- Halutessasi voit myös tallentaa kaikki pyydetyt tuotetiedot ja määrittää tilaksi passiivinen.
Voit myöhemmin muuttaa tuotteen aktiiviseksi.
3. GTIN-koodit, jotka on jo varattu jollekin tuotteelle, mutta tuote ei ole vielä myynnissä, tallennetaan Luonnos-tilassa.
Tallenna käytetyt koodit GS1 Rekisteriin
- Voit tallentaa tiedot koodi kerrallaan manuaalisesti. Aloita uuden koodin tallennus osiossa GTIN-koodit, painikkeesta Luo GTIN-koodi. Valitse luontitavaksi Syötä manuaalisesti, koska haluttu GTIN-koodi on jo ennakkoon tiedossa. Kuvalliset ohjeet GTIN-koodin manuaalisesta syötöstä löytyvät ohjeesta GTIN-koodin luominen tuotteelle kohdasta GTIN-koodin luominen manuaalisesti.
- Voit myös tallentaa suurempia määriä tietoja Excelin avulla. Järjestelmästä ladattavaan Excel-pohjaan kirjataan tarvittavat tiedot oikeisiin sarakkeisiin. Ohjeen löydät sivulta Tietojen tuonti Excel-tiedostosta.
Jos olet muodostanut GS1-yritystunnisteestasi GLN-tunnisteita, kerää ja tallenna tiedot GS1 Rekisteriin myös niistä edellä olevia ohjeita soveltaen.
Aloita uusien koodien luominen GS1 Rekisterissä
Kun kaikki aiemmin käyttöönotetut koodit on tallennettu, voit aloittaa uusien koodien luomisen GS1 Rekisterissä.