GS1 Rekisterin käyttö - Tietojen tallentaminen Excelin avulla

Jos sinulla on aiemmin luotuja GTIN koodeja, omassa yrityksen sisäisessä järjestelmässä, ja haluat nopean tavan tuoda tiedot GS1 Rekisteriin, voit hyödyntää Excel tuontia. Tämä sopii myös tilanteessa, että haluat koodit useammalle tuotteelle kerralla. Helpoiten teet tämän, jos sinulla on jo luotuna yksi tai useampi tuote Rekisteriin, jolloin saat Exceliin malliksi tiedoille yhden tai useamman rivin, ja tietokentiksi tarvitsemasi kentät, esim. kielet.

Aloita luomalla yksi tai useampi tuote käyttöliittymässä GTIN-koodin luonti -ohjeen mukaan.

Kun sinulla on tiedot tallennettuna, mene Yritystunnisteet välilehdelle ja vie hiiri yritystunniste-riville, rivin loppuun tulee toimintoja, valitse Vie GTIN-koodit. Valitse Exceliin tulevat tiedot (mahdollisimman kattavasti, katso kuva) ja paina Vie.

Löydät valmiin tiedoston Tehtävät välilehden alta. Lataa -toiminnon avulla saat tiedot Exceliin. Tiedostossa on ensimmäisellä välilehdellä valitsemasi tiedot ja toisella välilehdellä Hakutaulukot, joiden avulla saat GS1 Rekisterin vaatimat koodit oikein tietojen vientiä varten. Täytä Excel-tiedosto ja tallenna muistiin koneellesi.

Voit myös aloittaa lataamalla kokonaan tyhjän Excel-pohja tietojen tallentamista varten. Klikkaa välilehdellä GTIN-koodit painikketta Tuo GTIN-koodit ja valitse otsikoiden kieli Lataa Excel-pohja -painikkeen alta, pohja latautuu heti.

• Tuotteen koodin voi tallentaa Luonnos-tilassa ilman muiden tietojen antamista
• Tuotteen koodin voi tallentaa Luonnos-tilassa myös niin, että antaa kaikki muut tiedot paitsi GPC-koodia. Tällöin tulee huomata, että mikäli täyttää yhdenkin muun tietokentän, täytyy antaa kaikki muut tiedot paitsi GPC-koodi. GPC-tuoteluokittelun valitseminen on usein hankalin ellei se ole etukäteen tiedossa. Käyttöliittymässä GPC-luokittelun valitseminen on helpompaa hakutoiminnon avulla.
• Aktiivinen-tilassa tallennettavalla tuotteella täytyy olla täytettynä kaikki tiedot
• Passiivinen-tilassa tallennettavalla tuotteella täytyy olla täytettynä kaikki tiedot
• Excel-tiedosto ladataan takaisin Rekisteriin samassa ikkunassa, josta ladattiin tyhjä pohja. GTIN-koodit välilehdellä painikkeesta Tuo GTIN-koodit. Valitse Raahaa tiedosto tähän tai selaa ja hae oikea tiedosto.
• Kun tiedosto on valmiina tallennukseen, alareunaan tulee teksti Valmis tuontiin ja voit jatkaa painikkeesta Tuo

Löydät latauksen tiedot Tehtävät välilehden alta.

Mikäli latauksen yhteydessä tuotteita jää virheeseen, näiden tuotteiden koodeista on ladattavissa erillinen tiedosto, jossa on nähtävillä myös virheen syy, miksi lataaminen ei onnistunut. Syy löytyy kentän kommentista ja virheellinen kenttä on värjätty.

Kun tuote halutaan tallentaa tilassa aktiivinen tai passiivinen, sille vaaditaan kaikki tietokentät.

GPC-tuoteluokittelukoodi saattaa joskus aiheuttaa haasteita. Mikäli et tiedä tuotteidesi GPC-koodeja, on ne helpointa hakea Rekisterin käyttöliittymässä. Voit myös tutustua GPC-tavararyhmittelyyn ja käyttää siihen tehtyä aputyökalua, lisää tietoa löydät täältä https://gs1.fi/fi/asiakastuki/synkka/gpc-tavararyhmittely

• Jos tuotteesi ovat saman kaltaisia ja kuuluvat samaan tuoteryhmään, saat mallin tallentamalla ensin yhden tuotten manuaalisesti GS1 Rekisterin käyttöliittymässä.
• GPC-koodi löytyy hakutoiminnallisuutta käyttäen.
• Tallennetun tuotteen tiedot voi viedä Exceliin ja käyttää mallina muiden tuotteiden tallennukseen.
• Jos tallennettavat tuotteet ovat erilaisia ja kuuluvat eri tuoteryhmiin, on suositeltavaa tallentaa kaikki koodit Luonnos-tilassa massana Exceliä hyödyntäen. Luonnoksena voi tallentaa, kun muut tiedot on täytetty, ja vain GPC-koodi puuttuu.
• Tämän jälkeen käyttöliittymässä käydään lisäämässä GPC-koodit jokaiselle tuotteelle.
• Lopuksi tuotteen tila muutetaan aktiiviseksi.

Voit ladata GS1 Rekisteriin passiiviset koodit samalla tavalla kuin aktiivisetkin antamalla niille kaikki vaaditut tiedot Excel-tiedoston avulla.

Ilman koodeihin liittyviä tuotetietoja Passiivisten koodien lataaminen massana ei onnistu suoraan Excel-tiedoston avulla. Voit kuitenkin tehdä seuraavasti, mikäli haluat tallentaa vanhat käytöstä poistuneet passiiviset koodit ilman tuotetietoja:

1. Lataa kaikki halutut koodit Excelin-tiedoston avulla luonnoksina ilman muita tietoja
2. Muuta koodien tila passiiviseksi GS1 Rekisterin käyttöliittymässä koodi kerrallaan.
   • Mene välilehdelle GTIN-koodit
   • Suodata näkymälle kaikki Luonnos-tilassa olevat tuotteet

Jokaisen rivin oikeassa laidassa on painike Muuta tila -painike

Uudessa ikkunassa valitset Passiivinen ja Muuta