GS1 Rekisterin käyttö: Tietojen tallentaminen Excelin avulla

Aloita lataamalla tyhjä Excel-pohja tietojen tallentamista varten. Klikkaa välilehdellä GTIN-koodit painikketta Tuo GTIN-koodit.

Uudessa avautuvassa ikkunassa painikkeesta Lataa Excel-pohja voit valita tiedoston lataamisen suomen- tai englanninkielisillä otsikoilla.

Latautuvassa Excel-tiedostossa on kaksi välilehteä:

• GTIN-koodit, johon ladattavat tiedot annetaan
• Hakutaulukot, josta löytyy oikeat käytettävät koodiarvot

Täytä Excel-tiedosto ja tallenna muistiin koneellesi

• Tuotteen koodin voi tallentaa Luonnos-tilassa ilman muiden tietojen antamista
• Tuotteen koodin voi tallentaa Luonnos-tilassa myös niin, että antaa kaikki muut tiedot paitsi GPC-koodia. Tällöin tulee huomata, että mikäli täyttää yhdenkin muun tietokentän, täytyy antaa kaikki muut tiedot paitsi GPC-koodi. GPC-tuoteluokittelun valitseminen on usein hankalin ellei se ole etukäteen tiedossa. Käyttöliittymässä GPC-luokittelun valitseminen on helpompaa hakutoiminnon avulla.
• Aktiivinen-tilassa tallennettavalla tuotteella täytyy olla täytettynä kaikki tiedot
• Passiivinen-tilassa tallennettavalla tuotteella täytyy olla täytettynä kaikki tiedot
• Excel-tiedosto ladataan takaisin Rekisteriin samassa ikkunassa, josta ladattiin tyhjä pohja. GTIN-koodit välilehdellä painikkeesta Tuo GTIN-koodit. Valitse Raahaa tiedosto tähän tai selaa ja hae oikea tiedosto.
• Kun tiedosto on valmiina tallennukseen, alareunaan tulee teksti Valmis tuontiin ja voit jatkaa painikkeesta Tuo

Järjestelmä kertoo latauksen onnistumisesta ponnahdusikkunassa.

Kun lataus on onnistuneesti tehty, ponnahdusikkunassa näkyy tallennettujen koodien määrä.

Mikäli latauksen yhteydessä tuotteita jää virheeseen, näiden tuotteiden koodeista on ladattavissa erillinen tiedosto, jossa on nähtävillä myös virheen syy, miksi lataaminen ei onnistunut

Kun tuote halutaan tallentaa tilassa aktiivinen tai passiivinen, sillä vaaditaan kaikki tietokentät.

Haastavin tieto on GPC-tuoteluokittelukoodi. Mikäli et tiedä tuotteidesi GPC-koodeja, on se helpointa hakea Rekisterin käyttöliittymässä

• Jos tuotteesi ovat saman kaltaisia ja kuuluvat samaan tuoteryhmään, on suositeltavaa tallentaa ensin yksi tuote manuaalisesti käyttöliittymässä.
• GPC-koodi löytyy hakutoiminnallisuutta käyttäen
• Tallennetun tuotteen tiedot voi viedä Exceliin ja käyttää mallina muiden tuotteiden tallennukseen
• Jos tallennettavat tuotteet ovat erilaisia ja kuuluvat eri tuoteryhmiin, on suositeltavaa tallentaa kaikki koodit Luonnos-tilassa massana Exceliä hyödyntäen. Luonnoksena voi tallentaa, kun muut tiedot on täytetty, mutta GPC-koodi puuttuu
• Tämän jälkeen käyttöliittymässä käydään lisäämässä GPC-koodit jokaiselle tuotteelle
• Lopuksi tuotteen tila muutetaan aktiiviseksi

Voit ladata GS1 Rekisteriin passiiviset koodit samalla tavalla kuin aktiivisetkin antamalla niille kaikki vaaditut tiedot Excel-tiedoston avulla.

Ilman koodeihin liittyviä tuotetietoja Passiivisten koodien lataaminen massana ei onnistu suoraan Excel-tiedoston avulla. Voit kuitenkin tehdä seuraavasti, mikäli haluat tallentaa vanhat käytöstä poistuneet passiiviset koodit ilman tuotetietoja:

1. Lataa kaikki halutut koodit Excelin-tiedoston avulla luonnoksina ilman muita tietoja
2. Muuta koodien tila passiiviseksi GS1 Rekisterin käyttöliittymässä koodi kerrallaan.
   • Mene välilehdelle GTIN-koodit
   • Suodata näkymälle kaikki Luonnos-tilassa olevat tuotteet

Jokaisen rivin oikeassa laidassa on painike Muuta tila -painike

Uudessa ikkunassa valitset Passiivinen ja Muuta