Tuotetietojen julkaisu muille kohdemarkkinoille
Huomioitavaa toiselle kohdemarkkinalle julkaistaessa
Julkaisu toiselle kohdemarkkinalle edellyttää tutustumista uuden kohdemarkkinan tuotetietovaatimuksiin sekä kaupallisesti sovittuihin käytäntöihin. Julkaisu GDSN-verkoston yli edellyttää aina että vastaanottajalla on voimassa oleva kysely tuotteesta ja että tavarantoimittaja on avannut näkyvyyden tuotteisiin uudelle vastaanottajalle.
Vaatimukset tuotetiedolle
Kohdemarkkinan vaatimukset
Tiedontoimittajan tulee perehtyä kohdemarkkinan ohjeisiin, koska jokaisella kohdemarkkinalla on omia vaatimuksia annettavien tietojen suhteen. Maakohtaiset ohjeet on listattuna sivulla oikealla.
Vastaanottajakohtaiset vaatimukset
Kohdemarkkina vaatimusten lisäksi voi olla vastaanottajakohtaisia vaatimuksia. Esim. ruotsin kaupparyhmä ICA voisi edellyttää jonkun lisätiedon antamista. Tiedontoimittajan täytyy selvittää oman asiakkaansa erityistarpeet tuotetiedolle sillä tietovaatimukset eivät ole GS1:n tiedossa.
Kyselyn luominen ja näkyvyyden avaaminen
Tuotetiedot julkaistaessa valitaan kyseinen kohdemarkkina ja vastaanottajan (GLN-numero). Synkka-palvelu välittää tuotetietosanoman kyseisen vastaanottajan käyttämään tuotetietopankkiin, joka edelleen toimittaa sen vastaanottajalle.
Mikäli tuotetiedot julkaistaan käyttäen pelkkää kohdemarkkinaa, kaikki GDSN- verkostoon kuuluvat vastaanottajat voivat kysellä tiedot minkä tahansa tuotetietopankin kautta.
Tavarantoimittajan tulee tehdä seuraavat toimenpiteet, ennen kun julkaisu toiselle kohdemarkkinalle on mahdollista.
- Tavarantoimittajalla pitää olla voimassa oleva Synkka-palvelun sopimus GS1 Finland Oy:n kanssa.
- Tavarantoimittaja ilmoittaa tuotetietojen vastaanottajalle, että tämä voi tehdä tuotteesta tai
- Tavarantoimittajan GLN-numerolla kyselyn (subscription). Vastaanottaja luo kyselyn omassa tuotetietopankissaan.
- Tavarantoimittaja julkaisee tuotetiedot Synkka-palvelussa kyseiselle vastaanottajalle ja/tai kohdemarkkinalle.
Yleisiä eroavaisuuksia
Vastaanottajakohtaiset, kohdemarkkinakohtaiset ja globaalit tuotetiedot
Tuotetietokentät ovat joko globaaleja (kaikille yhteisiä), kohdemarkkinakohtaisia tai vastaanottajakohtaisia. Tuotetietoja julkaistaessa tallentajan tulee huomioida kyseisen kohdemarkkinan ohjeet ja vaatimukset tuotetiedoille.
Tietokentän tyypin voi tarkistaa käyttöliittymässä Ohje-painikkeen takaa ja tieto löytyy myös Suomen tietoprofiili- dokumentista.
Tuoteversioiden hallinta
Jos tuotteesta on useita versioita, tulee kiinnittää huomiota tuotetietoja ylläpidettäessä siihen, onko kyseessä yhteinen tieto kaikille tuoteversioille tai voiko se poiketa tuoteversioiden välillä.
- Ylläpidettäessä kaikille yhteistä tietoa käyttöliittymässä mille tahansa tuotteen versiolle, tuotteen kaikki versiot päivittyvät automaattisesti.
- Kun päivitetään kohdemarkkinakohtaista tuotetietoa käyttöliittymässä, kaikki kyseiselle kohdemarkkinalle julkaistut versiot päivittyvät automaattisesti
- Kun päivitetään vastaanottajakohtaista tuotetietoa käyttöliittymässä, tieto päivitetään ainoastaan kyseiselle vastaanottajalle määriteltyyn tuoteversioon ja muut versiot eivät muutu.
Tulevaisuuden versio
-
Julkaistaessa tuotetietoja muille kohdemarkkinoille kuin Suomeen ei tulevaisuuden versiota tule käyttää.
Julkaisu käyttöliittymässä
Tuotetiedot voidaan julkaista Synkka-palvelusta toiselle kohdemarkkinalla kolmella tapaa:
- Uusi tuoteversio luodaan kopioimalla tuotetiedot olemassa olevasta Suomen kohdemarkkinalle julkaistusta tuotteesta, ja tekemällä tämän jälkeen toista kohdemarkkinaa varten tarvittavat muutokset ja lisäykset tuotetietoihin. Tämä on suositeltu tapa.
- Uusi pohja. Kopioimalla ainoastaan kaikille kohdemarkkinoille yhteiset tuotetiedot olemassa olevasta Suomen kohdemarkkinalle julkaistusta tuotteesta ja tekemällä tämän jälkeen toista kohdemarkkinaa varten tarvittavat muutokset ja lisäykset tuotetietoihin.
- Jos tuotetta ei ole olemassa se voidaan luoda uutena tuotteena toiselle kohdemarkkinalle.
Seuraavassa kuvaamme suosittelemamme tavan kopioida Suomessa julkaistut tuotetiedot Ruotsin kohdemarkkinalle.
Uusi tuoteversio luodaan kopioimalla
Jokainen tuotehierarkian taso (vähittäistuote, kuljetuspakkaukset, lava) pitää kopioida erikseen. Aloita vähittäistuotteesta. Suomen kohdemarkkinalle julkaistun vähittäistuotteen tuotetiedot avataan. Näkymällä Kohdemarkkinat ja osapuolet on mahdollista lisätä vähittäistuotteesta uusi versio toiselle kohdemarkkinalle. Valitse ”Lisää kohdemarkkina”.

Seuraavaksi tulee määritellä mille kohdemarkkinalle tuotetietoversio luodaan. Lisäksi määritellään, tuleeko versiosta julkinen (tuotetiedot kaikkien vastaanottajien nähtävillä) vai yksityinen. Jos siitä tehdään yksityinen, määrittele tuotetiedon vastaanottaja.
Luo uusi tuoteversio kopioimalla olemassa olevat tuotetiedot. Avaa kohdemarkkina Suomi, ja valitse kopioitava versio.
Täydennä ja muokkaa tuotetiedot siten, että ne vastaavat kyseisen kohdemarkkinan tietovaatimuksia.
Kun tuotetiedot on julkaistu Synkka-palvelussa toiselle kohdemarkkinalle, kohdemarkkinan tuotetietopankki tarkistaa julkaistut tuotetiedot. Tuotetiedot tarkistetaan sekä kohdemarkkinan että vastaanottajan tietovaatimuksia vasten. Jos ne eivät vastaa kohdemarkkinan tai määritellyn vastaanottajan vaatimuksia, tuotteen tilana on Sanomat -näkymällä ”Tarkista”. Tallentajan tulee tarkistaa, korjata ja julkaista uudelleen tuotetiedot.
Kun virheitä tai puutteita ei löydy, tuotteen tila on ”Vastaanotettu”. Tällöin tuotetiedot on välitetty vastaanottajille.
Hae Sanomat -näkymällä tuotetta aina hierarkian ylimmän tason GTIN-koodilla. Huomioi, että tila ei päivity välttämättä heti tuotteen julkaisun jälkeen vaan vasta siinä vaiheessa, kun vastaanottajan tuotetietopankki on lähettänyt joko hyväksyntäkuittauksen tai virheraportin.
Huomioithan, että pakkaushierarkiat voivat olla rakenteeltaan erilaisia eri kohdemarkkinoilla. Esimerkiksi alla olevassa kuvassa näkyy Pakkaushierarkia -näkymällä lavan kohdalla punainen huomiomerkki. Tässä tilanteessa tiedontoimittaja on Ruotsin kohdemarkkinalle tallennetun vähittäistuotteen tiedoissa. Lavaa ei ole vielä lisätty kohdemarkkinalle Ruotsi, mutta Suomen kohdemarkkinalle on. Tästä syystä järjestelmä näyttää varoitusmerkin. Tässä tilanteessa lava on mahdollista lisätä myös kohdemarkkinalle Ruotsi klikkaamalla ko. varoitusmerkkiä.

Julkaiseminen integraatiolla
Kun tuotetietoja julkaistaan muille kuin Suomen kohdemarkkinalle integraation kautta muodostetaan sanomalle jokaiselle kohdemarkkinalle / vastaanottajalle oma catalogueItemNotification -osio. Nämä voidaan lähettää joko samalla sanomalla tai erikseen omina CIN-sanominaan.
Virheilmoitukset tulevat muista tuotetietopankeista CIC (catalogueItemConfirmation) -sanomilla ja ne voivat sisältää joko tuotetietopankin tarkistuksen tulokset tai asiakaskohtaisia virheilmoituksia.
Jaossa olevat skeemapaketit sisältävät kaikki standardin sisältämät attribuutit ja attribuuttien xpath-polut löytyvät kunkin kohdemarkkinan omista ohjeista tai voit pyytää kaikki attribuutit sisältävän metadata Excelin GS1 Finlandin asiakaspalvelusta.