Tuotetietojen ylläpitäminen excelillä

Excel-toiminnallisuudella voit ylläpitää suuria määriä tuotetietoja kerralla. Latausvaiheessa voit valita, haluatko julkaista tiedot suoraan tai tuoda tiedot luonnoksena ja julkaista vasta käyttöliittymässä.
Instruction steps

Huomioitavaa ennen latausta

Huomioi seuraavat asiat kun ylläpidät tuotetietoja excelin avulla: 

  • Tallenna alkuperäisestä lataustiedostosta kopio, johon teet muutokset. Tällä tavalla alkuperäiset tiedot voidaan palauttaa mikäli päivityksessä tapahtuu virhe
  • Latauksessa voi käyttää ainoastaan Synkasta otettu excel-tiedosto, lataustiedostona ei voi käyttää omaa pohjaa
  • Excel-tiedoston arvot ovat koodiarvoja. Katso voimassa olevat koodiarvot Synkan koodilistoilta tai tiedostosta Item Information Profile joka löytyy tämän sivun Liittyvät ohjeet-osiosta. 
  • Excel-tiedoston muoto pitää säilyttää, muuten excel-tiedoston vienti takaisin järjestelmään ei onnistu.
  • Vienti hakutulosnäkymältä tuottaa tiedoston jossa on suomenkieliset sarakeotsikot (max 200 tuoteriviä). Raportit-näkymältä tehty vienti, tuottaa excel-tiedoston jossa sarakeotsikot ovat englanniksi
  • Synkka-lataustiedostoon siirtyy media-aineistojen tietoja. Aineistoja ei voi päivittää excelillä. Jos tuotteen lopettaa excelin avulla, siirtyy Media-aineisto Arkistoitu-tilaan kun tuotelopetus julkaistaan.

Tuotetietojen tuonti

Excel-tiedoston lataus takaisin Synkkaan tapahtuu seuraavalla tavalla. Klikkaa käyttöliittymässä Tuo-painiketta ja sitten Selaa. Valitse haluamasi excel-tiedosto ja jatka määrittelemällä miten haluat tuoda tuotteet Synkkaan:

Tallenna luonnoksena
  • Tallennetaan luonnoksena, mitään ei julkaista
Julkaise tuotteet välittömästi
  • Julkaistaan kaikki tuotteet, olemassa olevat tuotetiedot korvataan tiedostossa olevilla tiedoilla. Toimintoa ei voi perua. 

Aloita lataus klikkaamalla Tuo-painiketta sivun oikeassa alakulmassa.

Käyttöliittymään tulee oikeaan yläkulmaan ilmoitus latauksen edistymisestä, klikkaa ilmoituksesta tai siirry Tehtävät-näkymään seuraamaan latauksen edistymistä. Onnistunut lataus näkyy Tehtävät-näkymässä tilassa Valmis, virheellinen lataus näkyy tilassa Virhe.

Virheellinen lataus

Virheellinen lataus voi johtua useammasta syystä.  Toiminnot sarakkeesta voit voit selvittää epäonnistuneen latauksen syytä.

  • Näytä virheet-linkin takaa avautuu lista virheitä, mitkä estävät excel-tiedoston tuonnin. Esim. GTIN-koodi ei ole kaikilla välilehdille annettu.
  • Lataa virheelliset tuotteet Exceliin-linkkiä klikkaamalla pääset korjaamaan excelissä virheelliset tuotetiedot. Tämä excel sisältää ainoastaan virheelliset tuotteet. Virhe näkyy välilehdellä Validation error summary, sen lisäksi virheellinen tieto on korostettu vaaleanpunaisella värillä. Esim. käyttäjä on lisännyt virheellisen koodiarvon exceliin. Korjaa virheet, tallenna sitten tiedosto ja lataa korjattu tiedosto uudestaan.
  • Lataa alkuperäinen Excel-linkkiä klikkaamalla saat tiedoston, jota olit lataamassa, alkuperäisessä muodossa takaisin exceliin.
  • Tuo uusi tiedosto-linkistä pystyt aloittamaan uuden excel-tiedoston lataamisen Synkkaan.
Yleisiä tarkistettavia asioita latauksen epäonnistuttua:
  • Sarakkeet A-D tiedot ovat identtiset kaikilla välilehdellä
  • GTIN-koodit ovat oikein. Varmista että GTIN-koodit ovat 14-merkkisiä, excelin muotoilu saattaa poistaa etunollan
  • GLN-numero on oikea
  • Tarkista että excelin arvot ovat voimassa olevalta koodilistalta
  • Tarkista että excel-tiedoston päivämäärät ovat loogiset (esim. Saatavuus päättyy, Tuotannon lopetuksen päivämäärä).
  • Poista turhat välilyönnit, niitä sattaa syntyä jos kopioi tietoja

Tuotetiedot voit ladata Synkkaan joko julkaistuna tai Luonnos-tilassa. Mikäli lataat tuotetiedot Luonnos-tilassa voit myös käyttöliittymässä valita kaikki tuotteet kerralla ja julkaista yhdellä painalluksella.

Tietokenttien sijainti ja muoto excelissä

Ladatut tuotetiedot siirtyvät Excel-tiedostossa usealle välilehdelle. Välilehtien määrä vaihtelee sen mukaan mitä tietoja tuotteelle on annettu. Huomaa seuraavat asiat:

 

  • Jokainen sarake vastaa tietokenttää käyttöliittymässä
  • Sarakkeiden arvot tulevat järjestelmän koodilistalta, käytä aina koodilistan arvoja
  • Sarakkeiden otsikkoa ei saa muuttaa
  • Sarakkeita ei pidä poistaa, ainoastaan kun tuote muuttuu yksityisestä julkiseksi poistetaan sarake
  • Toistettavilla tietokentillä pitää huomioida järjestysnumero. Ensimmäisen pakkaustyypin ja materiaalin järjestysnumero on 0, seuraava järjestysnumero on 1. Järjestysnumero pitää muistaa päivittää, jos lisää tuotteelle uuden tiedon. Tämä koskee ainoastaan toistettavia kenttiä.
Kontakti
Kuva asiakaspalvelutiimi3

GS1 asiakaspalvelu

Arkisin kello 10-14

Yhteystiedot

+358 75 756 3500
asiakaspalvelu@gs1.fi