PPSHP:n logo
Referenssi

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri – tiedot yhdellä kirjauksella useaan järjestelmään

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirissä tehdään uraauurtavia uudistushankkeita. Oulun yliopistollisen sairaalan kampukselle rakennetaan maailman älykkäintä sairaalaa, joka vuoteen 2030 mennessä uudistaa erikoissairaanhoidon toiminnat ja tilat vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin. Osa tätä hanketta on logistiikan digitalisointi, jossa GS1:n standardeilla on keskeinen rooli.

 

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri (PPSHP) on Suomen viidestä yliopistollisesta sairaanhoitopiirialueesta pohjoisin ja sen erityisvastuualue kattaa yli puolet koko Suomen pinta-alasta. Sairaanhoitopiiriin kuuluu 29 jäsenkuntaa ja sen alueella asuu noin 410 000 henkilöä. Vuonna 2019 Oulun yliopistollisessa sairaalassa (OYS) oli noin 612 000 asiakaskäyntiä ja siellä tehtiin noin 40 000 leikkaustoimenpidettä. OYS:in lisäksi sairaanhoitopiiriin kuuluvat Oulaskankaan sairaala sekä kehitysvammahuollon toimintayksikkö.

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin hoitologistiikkaa ollaan uudistettu jo vuodesta 2011. Sairaanhoitopiirissä logistiikan ammattilaiset tekevät tavaratilaukset, hyllytykset ja leikkausten tavarakeräykset säästäen sairaanhoitajien arvokasta työaikaa potilastyöhön. Leikkausten tarvike- ja välinekeräilyä tehtiin pitkään Excel-taulukoiden avulla, mutta vuoden 2021 alusta prosessi digitalisoitiin ja GS1:n standardit otettiin käyttöön. Nyt hoitotarvikkeet tilataan ja kirjataan viivakoodien avulla, mikä mahdollistaa vaivattoman tavaroiden tunnistamisen ja tiedonkulun yhdellä kirjaamisella useaan järjestelmään.

Standardoitu viivakoodi kertoo olennaiset tuotetiedot

Käyttämällä standardinmukaisia GTIN-viivakoodeja sairaanhoitopiirin hoitologistiikka tunnistaa ja kirjaa hoitotarviketoimittajiensa tuotteet ja saa tarvittavat tiedot automaattisesti. Tämä helpottaa sairaalan logistiikan prosesseja.

”700 toimittajaa toimittaa meille OYS:iin tarvikkeita ja tuotteita. Heillä taas puolestaan on vielä eri määrä tuotevalmistajia. Kun aiemmin ei olla noudatettu standardeja, jokainen toimittaja ja valmistaja on voinut itse määrittää, mihin muotoon tuotekoodin laittaa tuotteseeen, ja mitä se koodi sisältää. Meille on kuitenkin tärkeää, että viivakoodista saadaan yhtenäisesti tunnistettua tuote, sen vanhenemispäivämäärä ja erä- ja sarjanumerot”, kertoo Hannu Valtanen, PPSHP:n logistiikan projektipäällikkö.

PPSHP:n logistiikan päällikkö Hannu Valtanen

 

Leikkaussalissa automatisoitu hoitologistiikka säästää hoitohenkilökunnan aikaa

Sairaanhoitopiirissä viivakoodeja käytetään tuotteiden tunnistamiseen muun muassa leikkaussaleissa, missä tiedot kirjataan CGI:n Gemini Hoitologistiikka -järjestelmään. Sieltä tieto kulkee automaattisesti kaikkiin muihin tarvittaviin sairaanhoitopiirin järjestelmiin.

”Ennen leikkausta hoitologistikko kerää valmiiksi leikkaukseen tarvittavat tarvikkeet ja välineet. Esimerkiksi sydänleikkaukseen tarvitaan noin sata eri tuotetta valmiiksi. Aiemmin hoitohenkilökunta on tehnyt manuaalisesti tämän keräyksen, mutta nyt logistikko kerää ja kirjaa tuotteet mobiililaitteella niiden pakkauksessa olevan GTIN-koodin avulla. Näin ollen leikkauksen aikana kirjataan enää ainoastaan ne tuotteet, mitä ei olla pystytty ennakoimaan. Kirjattu tieto menee tämän jälkeen esimerkiksi potilastietoihin, kansalliseen implanttirekisteriin ja sairaalan laskutusohjelmaan. Uusien vastaavien tuotteiden tilaaminen tapahtuu tiedon pohjalta myös automaattisesti”, kuvaa Valtanen.

Hoitotuotteiden kirjaaminen viivakoodien avulla säästää hoitohenkilökunnan aikaa, mutta standardien käyttö edistää myös potilasturvallisuutta.

”Kun kirjaaminen ei ole manuaalista näpyttelyä, jossa aina on virhemahdollisuus, laatu varmistuu. Aiemmin hyllyssä on yhtäkkiä voinut olla väärä implantti näppäilyvirheen takia. Silloin leikkausta on jouduttu lykkäämään, jos virhe on huomattu vasta leikkauspäivänä”, harmittelee Valtanen.

Standardit helpottavat myös kuljetusten seurannassa ja ostotilauksissa

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri käyttää GS1:n standardeja tavarakuljetusten seurannassa. Toimituspisteiden sijaintitunnisteilla varmistetaan, että toimitukset löytävät perille ja ne vähentävät hukkuneiden toimitusten määrää.

”Meillä on ympäri sairaalaa niin sanottuja jättöpaikkoja. Esimerkiksi vuodeosastolla on oma jättöpaikkansa, jossa on oma QR-koodi seinässä. Kun kuljettaja tuo tarvikkeet ja piippaa mobiililaittella QR-koodin, sovellus kertoo, onko toimitus tullut oikeaan paikkaan”, kertoo Valtanen.

Sairaanhoitopiiri on myös ottamassa käyttöön GS1:n standardit tuotetilauksissaan. Tähän asti ostotilaukset on tehty sähköpostilla PDF-tiedoston muodossa, josta toimittajat ovat manuaalisesti poimineet tilausten tiedot tai käyttäneet hyväksi skannauspalvelua. Nyt ollaan siirtymässä uuteen toimintatapaan, jossa sähköinen tilaussanoma välitetään PPSHP:n järjestelmästä sanomavälitysoperaattorin palveluun ja sieltä sähköisenä sanomana toimittajan järjestelmään.

Synkka-tuotetietopalvelu lisää yhä työn tehokkuutta

OYS:ssa uutta logistiikkatoimintamallia käytetään tällä hetkellä 23 leikkaussalissa, eli noin puolessa sairaalan leikkaussaleista. Tarkoitus on, että loputkin leikkaussalit siirtyvät uuden toimintamalliin seuraavan vuoden aikana niin, että menettely on jo rutiininomaista, kun uuteen sairaalaan muutetaan vuonna 2023.

Valtanen kertoo, että hoitologistiikan seuraava vaihe on kehittää kirjausalusta soveltuvaksi vuodeosastotyyppiseen toimintaan. Sairaanhoitopiiri on myös ottamassa käyttöön GS1:n Synkka-tuotetietopalvelun, jonka se yhdistää omaan ERP-järjestelmään. Odotukset ovat suuret tuotetiedon uuteen ylläpitoon ja toive on, että hallinta saadaan Synkan myötä mahdollisimman automaattiseksi.

”Se, että kirjaaminen on vaivatonta ja helppoa käyttäjätasolla vaatii sen, että tuotetiedon hallinta ja laatu on ERP-järjestelmässä oikein. Tällä hetkellä hallinta on työlästä ja vie paljon manuaalista työaikaa meiltä. Siksi meillä on kovat odotukset Synkkaa kohtaan. Kunhan toimittajat lataavat omat tuotetietonsa Synkkaan, ne valuvat sieltä automaattisesti meidän järjestelmään, ja voimme käyttää tietoja hoitologistiikassa sekä tuotteiden hankintakilpailutuksissa.”

Hyödyntämällä GS1:n standardeja Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri on saanut käyttöönsä globaalin koodijärjestelmän, jota he voivat käyttää sekä suomalaisten että kansainvälisten sidosryhmien kanssa. GS1 Finland tukee sairaanhoitopiiriä standardien käyttöönotossa.

Lue lisää GS1:n standardien käytöstä terveydenhuollossa.