Ohje

GS1 Rekisteri - Ennen käytön aloitusta

Tämän ohjeen avulla yritys, joka ei ole käyttänyt GS1 Rekisteriä aiemmin, mutta on luonut tunnistenumeroita GS1-yritystunnisteesta, saa GS1 Rekisterin jouhevasti käyttöön.

Tee lista käyttämistäsi koodeista

Kerää nykyisistä järjestelmistäsi sekä esimerkiksi paperisilta ja Excel-tiedostoon tallennetuilta listoilta kaikki jo käytetyt GTIN-koodit tuotetietoineen. Listaa myös kaikki käytetyt myyntierien tai lavojen koodit. GTIN-koodit ovat edelleen käyttökelpoisia, mutta nyt ne tulee tallentaa GS1 Rekisteriin.

  1. Kaikki edelleen myynnissä olevat tuotteet tallennetaan GS1 Rekisteriin aktiivisena
  2. Kaikki aikaisemmin käytössä olleet, mutta nyt jo lopetetut tuotteet tulee tallentaa GS1 Rekisteriin passiivisina
  3. Rekisteriin ei tallenneta vaihtuvamittaisia (23-25-alkuisia) koodeja
  4. Rekisteriin ei tallenneta 8-numeroisia GTIN8-koodeja
  5. Rekisteriin ei tallenneta yksittäin aikaisemmin yksittäin myytyjä GTIN13-koodeja

Jos olet muodostanut yritystunnisteestasi GLN-numeroita (Global Location Number, osapuolitunniste), kerää tiedot myös näistä.

Huomaa!

Mikäli historiatietoa ei ole kattavasti saatavilla koodien käytöstä:

  • Rekisteriin tulee tallentaa vähintään vuoden 2015 alusta käyttöön otetut koodit. Näistä tallennetaan sekä tällä hetkellä käytössä olevat (=aktiiviset) että lopetettujen tuotteiden koodit (=passiiviset)

  • GTIN-koodien uudelleen käyttö on ollut kiellettyä vuoden 2019 alusta alkaen. Tätä ennen sallittiin yli neljä vuotta passiivisena olleen koodin käyttö uudelleen.

 

Tallenna käytetyt koodit GS1 Rekisteriin

Koodit voivat olla järjestelmässä tilassa aktiivinen, passiivinen tai luonnos.

1. Edelleen käytössä olevat GTIN-koodit tallennetaan aktiivisena. Tallennusta varten tarvitset seuraavat tiedot:

  • GTIN-koodi
  • GPC-luokka (tavaraluokitus)
  • Onko tuote vähittäistuote, kuljetuspakkaus vai lava?
  • Myydäänkö tuotetta loppukäyttäjälle, onko se kuluttajatuote?
  • Tuotteen brändi
  • Tuotenimi, joka yksilöi tuotteen
  • Nettosisältö
  • Tuotekuva (ei pakollinen)

 

2. Jo tuotannosta ja myynnistä poistuneiden tuotteiden GTIN-koodit tallennetaan passiivisina. Näiden tallentamiseen on kaksi vaihtoehtoa:

  • Vähimmäisvaatimuksena on tallentaa tuotteiden GTIN-koodit ja antaa tuotteen tilaksi passiivinen.
  • Halutessasi voit myös antaa näille kaikki pyydetyt tuotetiedot ja tilaksi passiivinen. Tarvittaessa tuotteen voi myöhemmin muuttaa aktiiviseksi.

 

3. GTIN-koodit, jotka on jo varattu jollekin tuotteelle mutta tuote ei ole vielä myynnissä, tallennetaan Luonnos-tilassa.

 

Tallenna tiedot seuraavasti:

  • Tiedot voidaan tallentaa koodi kerrallaan manuaalisesti. Aloita uuden koodin tallennus välilehdellä GTIN-koodit painikkeesta Luo GTIN-koodi. Valitse luontitavaksi Syötä manuaalisesti, koska haluttu GTIN-koodi on jo ennakkoon tiedossa. Kuvalliset ohjeet GTIN-koodin manuaalisesta syötöstä löytyvät erilliseltä ohjesivulta.
  • Suurempia määriä voidaan tallentaa Excel-tiedoston avulla. Järjestelmästä ladattavaan Excel-pohjaan kirjataan tarvittavat tiedot oikeisiin sarakkeisiin. Kuvallisen ohjeen Excel-tiedoston käytöstä löydät erilliseltä sivulta.

Aloita uusien koodien luominen GS1 Rekisterissä

Kun kaikki aiemmin käyttöönotetut koodit on tallennettu, voit aloittaa uusien koodien luomisen GS1 Rekisterissä.