Synkassa yleisesti käytettyjä termejä

GTIN-koodin avulla tunnistetaan kauppanimike (vähittäistuote, kuljetuspakkaus, lava) Synkka-palvelussa. Jokaisella tunnistettavaksi tarkoitettavalla yksiköllä tulee olla oma GTIN-koodinsa. GTIN-koodi ilmoitetaan aina 14-merkkisenä. Mikäli tuotteen GTIN-koodissa on vähemmän kuin 14-merkkiä, se täydennetään etunollilla 14-merkkiseksi. Tämä ei vaikuta siihen,miten GTIN-koodi esitetään pakkauksessa.

GLN-osapuolitunniste (Global Location Number) on GS1-tunniste, jota käytetään osapuolten ja sijaintien yksilöimiseen. GLN muodostuu GS1-yritystunnisteesta, vapaavalintaisista yksilöivistä numeroista sekä tarkistusnumerosta.

GLN-numeroa käytetään Synkka-palvelussa tunnistamaan tiedontoimittaja. Tiedontoimittaja on yritys, joka myy ja markkinoi tuotetta Suomen kohdemarkkinalla.

Synkka-tuotetietopankki pohjautuu GS1-yhteisön ylläpitämään GDSN-standardiin (Global Data Synchronization Network). Standardin avulla tuotetietoja voidaan synkronoida myyjien/tavarantoimittajien ja ostajien (esim. vähittäiskauppa) kesken.

GDSN käyttää yhdenmukaista tapaa esittää tuotteiden tietoja, joten tavarantoimittajat ja myyjät eri puolilla maailmaa voivat ilmoittaa tuotetiedot samalla tavalla. Standardi ohjeistaa myös tuotteiden määrämuotoisen valokuvaamisen ja aineistojen välitystavan.

Synkka-tuotetietopankki on GDSN-sertifioitu eli se voi osallistua tietojen synkronointiin eri markkinoiden välillä.

Lue lisää GDSN-standardista:

Global Data Synchronisation Network (GDSN)
Global Product Classification (GPC)
Global Data Dictionary
Access GDSN Standards 

GDSN-päivitykset

Synkka-palvelu päivittyy jatkuvasti uusien toiminnallisuuksien ja tietosisältöjen myötä. Suuremmat päivitykset tapahtuvat vuosittain toukokuussa ja marraskuussa, jolloin tuotetietopankin GDSN-tuotetietostandardi päivittyy. Muutoksiin liittyvät dokumentaatiot pyritään samaan asiakkaille mahdollisimman ajoissa.

Tuotetietostadardin muutokset tapahtuvat viisivaiheisen prosessin kautta. Ensimmäisessä vaiheessa GDSN jäsen esittää liiketoimintatarpeen, jota seuraa vaatimusten kerääminen ja analysointi. Kolmantena vaiheena on ratkaisun suunnittelu, jota seuraa ratkaisun hyväksyntä ja viimeisenä käyttöönotto.

GPC eli Global Product Classification on maailmanlaajuinen tavararyhmittely, jota käytetään GDSN-pohjaisissa tuotetietopankeissa.

GPC-browser

GPC-browser on työkalu, jolla voi selata GPC-ryhmittelyä. Arvoja voi hakea joko suomeksi tai muilla tarjolla olevilla kielillä. Language-kenttään valitaan kieli ja Publication-kenttään valikon vaihtoehdoista GDSN-tekstin sisältävä vaihtoehto. Suomea käytettäessä valitaan kuvan mukaiset valinnat.

Suomen tietoprofiili sisältää attribuutteja, jotka on määritelty Suomessa ja Synkassa käytettäväksi. Taustalla on suurempi joukko attribuutteja (GDSN-standardin sisältämät attribuutit), joista nämä on valittu käytettäväksi. 

Käyttöliittymässä käytettävät attribuutit näkyvät tietokenttinä, joihin syötetään tietoa joko vapaamuotoisesti tai koodilistalta valittuna. Näiden lisäksi Synkassa on attribuutteja, jotka eivät näy käyttöliittymässä tietokenttinä, koska ne saavat vakioarvon. Siitä huolimatta kyseiset attribuutit on otettava huomioon integraatiossa. 

Jokaisella attribuutilla on oma tunnistenumero eli id-numero. Id-numero näkyy attribuutin kohdalla Synkan dokumentaatiossa. Id-numero näkyy myös käyttöliittymässä jokaisen tietokentän vieressä.  

Tuotetieto julkaistaan aina valitulle kohdemarkkinalle. Kun julkaistaan Suomen kohdemarkkinalle on tuotetieto suomalaisten vastaanottajien saatavilla. Synkasta voi myös julkaista esim. Ruotsin, Saksan ja Tanskan kohdemarkkinoille. Kohdemarkkina määritellään tuotteen perustamisvaiheessa. 

Tuotetiedon julkaisu tarkoittaa, että tuotetieto välitetään tuotetiedon vastaanottajalle. Tuote voidaan julkaista tietokantaan, kun kaikki tarpeelliset tiedot on annettu ja käyttöliittymän virheraportti on tyhjä. Tuotteen julkaisun yhteydessä muodostuu tuotetietosanoma, jolloin tuotetiedot välitetään vastaanottajille.

Tuotetiedon vastaanottajat voivat hakea ja katsella sekä kysellä tuotetietoja sekä media-aineistoja. Kyselyn avulla vastaanottaja voi tilata tavarantoimittajan tuotetiedot itselleen. Kysely voi koskea kaikkia tavarantoimittajan tuotteita (GLN) tai tiettyjä tuotteita (GTIN). Niin kauan kun kysely on voimassa, vastaanottaja saa päivitetyt tuotetiedot aina kun tavarantoimittaja lisää, poistaa tai päivittää tuotteen tiedot. 

Hierarkiataso kuvaa GTIN-koodin sijainnin tuotehierarkiassa. Hierarkiatason avulla GTIN-koodi linkitetään tuotteen muihin pakkauksiin. Suomen kohdemarkkinalla käytetään seuraavia hierarkiatasoja:

• Vähittäistuote
• Kuljetuspakkaus
• Lava

Vähittäistuote tarkoittaa pakkaushierarkian pienintä/alinta yksikköä. Tälle yksikölle annetaan tuotetta yksilöivät tiedot, esim. elintarvikkeen lisätiedot, vaarallisen aineen tiedot. Kaikissa pakkaushierarkioissa on oltava vähittäistuote. Laatikko, kuljetuspakkaus tarkoittaa pakkaushierarkian osaa, johon vähittäistuotetta pakataan. Lava TAI Laatikko-lava tarkoittaa GTIN-kooditettua lavaa. Huomaa, että lavan tiedot annetaan vain ylimmälle tasolle hierarkiassa.

Tuotetiedot tavarantoimittajilta vastaanottajille välitetään tuotetietosanomien avulla. Synkan tuotetietosanoma on XML-sanoma.